Как считать жд билеты с питанием в командировке

АвтоЮрист юридическая помощь

БЮДЖЕТНЫЙ УЧЕТБУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТБЮДЖЕТНАЯ ОТЧЕТНОСТЬЗАКОНЫ И ПРАКТИКАПРОЧИЕ МАТЕРИАЛЫ Выплачиваются ли суточные работнику, направленному в командировку, за время нахождения в пути, если в стоимость билета входит питание? Надо ли облагать стоимость питания налогами? Как указано в ст.

168 ТК РФ, работнику, направленному в служебную командировку, возмещаются следующие расходы: — по найму жилого помещения; — по проезду к месту командировки и обратно; — суточные; — другие.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников федеральных государственных учреждений, определены Постановлением Правительства РФ N 729*(1), в п. 1 которого указано, что оно применяется только для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

Кроме того, этот документ принят в целях упорядочения финансирования и расходования средств федерального бюджета.

Важно

ТК РФ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.

№ 749). Постоянным местом жительства является место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает и имеет постоянную регистрацию (п.
3, 16 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г.
№ 713). Из буквального толкования этого определения можно сделать вывод – отправляя работника по служебным делам к его постоянному месту жительства (месту постоянной регистрации), суточные сотруднику не назначаются. Однако такой порядок приведет к нарушению прав сотрудника.
В целях выплаты суточных необходимо учитывать возможность командируемого сотрудника ежедневно возвращаться к его постоянному месту жительства (абз.
4 п. 11

Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.

№ 749).

Оплата питания в командировке

Внимание

При этом уменьшать размеры выплачиваемых в соответствии с действующим законодательством суточных или совсем их не выплачивать, нет оснований, так как в данном случае производится лишь компенсация стоимости проезда.

168 ТК РФ, поэтому является доходом работника и облагается НДФЛ и ЕСН в общем порядке.

Минфин запретил учет расходов на питание, включенное в билеты

Такой порядок устанавливает пункт 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.
№ 749. Пример Организация, расположенная в г. Белгороде направляет экономиста Кондратьева А.
С. в служебную командировку в г.

Мадрид (Испания). Время вылета из Москвы – 14 часов 25 минут 8 апреля.
Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 7 апреля в 18 часов 35 минут.

Обратный самолет, на котором Кондратьев возвращается из Мадрида, прибывает в Москву в 22 часа 12 минут 13 апреля.
Первым днем командировки следует считать 7 апреля.

За этот день сотруднику должны выплатить суточные по нормам, установленным для командировок в пределах России. При вылете в Мадрид Кондратьев пересекает границу России 8 апреля.

За этот день ему положены суточные в иностранной валюте по норме, установленной для командировок в Испанию.

Питание в ржд, которое входит в стоимость билета

Все работодатели коммерческого сектора экономики могут устанавливать размер суточных самостоятельно (подробнее об этом см., «Размер суточных в 2017 году»).

Определившись с их размером, суточные нужно утвердить.

Сделать это можно (ч. 4 ст. 168 ТК РФ): Также размер суточных можно прописать в трудовом (коллективном) договоре.

Суточные нужно выплатить за все дни нахождения в командировке, в том числе, за выходные и нерабочие праздничные дни, пришедшиеся на командировочный период и дни, проведенные в пути (подробнее об этом см.

«Суточные выплачиваются, в том числе, и за выходные дни», «За дни, проведенные в пути, нужно заплатить суточные»). Суточные выплачиваются в любом случае Суточные – это компенсационная выплата, направленная на возмещение всей совокупности расходов сотрудника в командировке, а не только затрат на питание.

Работник направляется в служебную командировку по инициативе работодателя и в его интересах, поэтому и расходы на оплату суточных и иных командировочных расходов осуществляются в интересах работодателя, а не работника.

Все чаще в пассажирских поездах с вагонами повышенной комфортности пассажирам предоставляется платное сервисное обслуживание, в том числе набор продуктов питания или горячее питание. При этом стоимость питания входит в стоимость билета. Причем согласно п.

33 Правил оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте*(3) и п. 10 ведомственной Инструкции МПС России*(4) стоимость питания и иных услуг (включая предоставление предметов гигиены, печатной продукции), оказываемых в вагонах повышенной комфортности, включается в стоимость проезда.

На основании вышеизложенного на стоимость питания, включенного в стоимость проезда, налоги не начисляются.

Если в жд биете оплачено питание суточные надо платить

Когда остается менее чем 72 часа до отправления поезда, ссылка в строке «Питание» просто становится не активной, не кликабельной, то есть, в личном кабинете РЖД изменить рацион питания будет невозможно. Таким образом, менять питание в РЖД можно несколько раз: либо сразу при покупке билета, либо после нее.

Главное, это делать за трое суток до отправления поезда.

Где ссылка на питание РЖД сразу после покупки билета?

• Находим в личном кабинете РЖД свой электронный билет. Если билет «пропал», точнее, не отображается на сайте РЖД, то, скорее всего, надо выбрать дату для показа билетов, подробнее ЗДЕСЬ.
• Под номером места будет ссылка на «Питание: Завтрак-Стандарт», либо «Питание: Ужин-Стандарт».
• Нужно кликнуть по ссылке «Завтрак-Стандарт» или «Ужин-Стандарт»:

Рис. 2.

Источник: http://avtojurist-nn.ru/esli-v-zhd-biete-oplacheno-pitanie-sutochnye-nado-platit/

Питание в билете командировочные расходы

• Суточные расходы, включающие и оплату питания в служебной поездке, должны возмещаться сотруднику за работу в государственные праздничные дни и выходные по его графику.
• Руководители предприятия имеют право на формирование командировочных выплат рабочему в любом размере до максимальной суммы без налогообложения.
• Максимальная суточная оплата расходов рабочему зависит от сферы деятельности предприятия.
• Коммерческие предприятия не имеют права уменьшать суточные выплаты на расходы своим сотрудникам от суммы, прописанной в нормативных актах внутреннего порядка.

Как оплачивается питание для сотрудников в командировке Следует обратить внимание на то, что все затраты на питание сотрудника в командировке возвращаются за счет системы суточных выплат. Поэтому предоставление чека от работника из ресторана или кафе не может быть принято к учету для возмещения.

Как считать жд билеты с питанием в командировке

Минфин России разъяснил, что возмещение работнику расходов на питание при проезде к месту командирования и обратно – к постоянному месту работы законодательством РФ, регулирующим возмещение работникам командировочных расходов, не установлено (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 2 марта 2017 г. № 03-03-07/11901).

Напомним, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст.

168 Трудового кодекса).

Командировочные расходы (суточные + питание в командировке)

Вопрос: Об учете для целей налога на прибыль командировочных расходов на питание, стоимость которого в билете отражается отдельной строкой, а также на платное сервисное обслуживание, включенное в стоимость проезда в вагоне повышенной комфортности.

Ответ: МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПИСЬМО от 20 мая 2015 г. N 03-03-06/2/28976 Департамент налоговой о таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу налогообложения и сообщает следующее.

Согласно положениям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода (а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Питание в командировке

Этот факт объясняют законодательные принципы, которые гласят о невозможности возвращения денег сотрудникам по подтверждающим документам.

В этом случае идет речь о представительских расходах, которые имеют иное оформление по документам.

Так, под представительскими расходами понимают средства, потраченные на организацию приемов официальных лиц предприятия и профессиональное обслуживание в ресторанах или кафе.

Особенности правового оформления представительских расходов:

• По проводкам в бухгалтерском учете такие расходы сотрудника списывают на затраты, подразумевающие привычные виды деятельности.

Анализ правоприменения свидетельствует о наличии определенных пробелов в законодательном регулировании ответственности за злоупотребления в сфере госзакупок со стороны лиц, представляющих интересы государственных или муниципальных заказчиков, а также лиц, исполняющих государственные или муниципальные контракты. 7 марта 2018 г.Проект Федерального закона № 408171-7 «»Об особенностях участия социально ориентированных некоммерческих организаций в приватизации арендуемого государственного или муниципального недвижимого имущества и о внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ»Целью данного законопроекта является предоставление социально ориентированным некоммерческим организациям преференций при отчуждении из государственной собственности субъектов Российской Федерации или из муниципальной собственности недвижимого имущества, арендуемого этими организациями.

Источник: https://sudacov.ru/2019/01/27/pitanie-v-bilete-komandirovochnye-rashody/

Электронный билет для командировки: тонкости учета

С появлением электронных билетов организовывать командировки стало проще и быстрее. Вопросы появились у бухгалтеров: как правильно заносить проездной документ в авансовый платеж сотрудника, чтобы подтвердить расходы, как делать бухгалтерские проводки и принимать к вычету НДС?

Что такое электронный билет

Как и обычный, такой билет удостоверяет факт перевозки пассажира или багажа, но делает это в электронно-цифровом формате. Стандартная форма утверждена приказом Минтранса России от 21.08.2012 №322.

После оплаты единая информационная система перевозчика формирует выписку (она называется контрольным купоном) и отправляет на электронную почту. В ней будут сведения о маршруте, тарифе, об итоговой стоимости – по аналогии с бумажным вариантом. Контрольный купон по закону – это полноценный бланк строгой отчетности (БСО).

Электронный проездной документ представляет собой билет и контрольный купон с уникальным номером и серией

В каком случае электронный билет подтверждает расходы

Первый способ подтвердить расходы – предоставить бумажный аналог на бланке строгой отчетности (контрольном купоне), в котором зашифрованы сведения из автоматизированной ИС перевозчика. Второй – подать билет не на БСО, но вместе с кассовым чеком.

Вместе с контрольным купоном можно также предоставить:

• приказ директора о направлении в командировку;
• документы о проживании в гостинице или о нахождении в месте командировки.

Если компания располагает чеками и счетами из гостиниц, приказом руководителя и т. д., предоставлять распечатанный билет и контрольный купон все равно нужно. Вместо последнего подойдет посадочный талон с информацией о поездке, который пассажир получает после электронной регистрации. Кассовый чек или выписка из банка в этом случае с 2013 г. не нужны.

Иногда билеты для поездок за границу оформляют на иностранном языке: чтобы подтвердить расходы, нужен перевод реквизитов

Учет билетов при их покупке сотрудником

Иногда сотрудник самостоятельно покупает электронный проездной документ на интернет-сайте на подотчетные средства как физическое лицо. Расходы списываются при наличии распечатанного билета и посадочного талона/контрольного купона. В последнем должны быть указаны: ФИО, номер поезда и места, цена, дата поездки.

Если покупку оформляет компания, бухгалтер проводит три операции: оплату, оприходование электронного документа и выдачу сотруднику. Когда эту функцию берет на себя физическое лицо, выполняют стандартную проводку по выдаче подотчетной суммы. По окончании командировки расходы на проезд списывают после утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете электронные билеты, содержащие все необходимые реквизиты, относят к первичным и используют как основание для списания затрат на проезд.

Компания может доверить покупку билетов сотруднику: на этот случай разработана специальная схема проводок

Компании, практикующие покупку электронных аналогов, в соответствии со статьей 171 Налогового кодекса (НК) имеют право принять к вычету сумму НДС, включенную в платеж при проезде в командировку.

Чтобы реализовать вычет НДС, необходимо:

• иметь на руках контрольный купон в оригинале с выделенной суммой налога;
• сделать соответствующую запись в книге покупок;
• внести данные в период утверждения расходов.

Сложность в том, что в электронно-цифровой версии значение НДС часто не указано отдельной строкой. В железнодорожной кассе можно запросить чек ККТ или БСО с выделенной суммой налога.

Получить вычет без выделенной строки НДС сложнее, но тоже возможно. Параллельно с утверждением авансового отчета билет регистрируют в книге покупок.

Даты покупки и авансового отчета на практике часто относятся к разным налоговым периодам. Это не является препятствием, а лишь отодвигает сроки.

К примеру, если командировка началась в мае, а окончилась в августе, НДС к вычету заявляют с III квартала – по дате авансового отчета.

Сравнение условий учета обычных и электронных ж/д билетов

Условия учета	Обычный билет	Электронный билет
Подтверждение наличия документа	Билет на бланке строгой отчетности	Распечатанный вариант контрольного купона и посадочный талон
Подтверждение оплаты	Не нужно	Чек ККМ или терминала с указанием личности плательщика
Документы для вычета НДС	Билет на БСО с указанием суммы НДС	Контрольный купон с выделенным НДС
Документ для подтверждения расходов	Билет	Контрольный купон/посадочный талон

Являясь бланком строгой отчетности, контрольный купон подходит для подтверждения расходов на командировку

Билет потерян: как быть?

Если после командировки цифрового билета не осталось, его можно повторно распечатать из электронной почты. В отличие от контрольного купона, посадочный талон восстановить невозможно. В этом случае получить подтверждение поездки можно у перевозчика.

Статья 252 НК допускает использовать в налоговом учете такие бумаги, косвенно подтверждающие расходы:

• дубликат или копию;
• справку от перевозчика с указанием ФИО пассажира, маршрута, цены, даты поездки.

Электронный билет, купленный организацией для командировки сотрудника, можно вернуть в кассе и на сайте, но для этого нужны обоснования. В течение полугода от даты отправки поезда разрешено подавать заявление в форме претензии на возврат средств. Величина компенсации зависит от причины отмены поездки и срока давности. Деньги возвращаются безналичным переводом на счет плательщика.

Появление электронных проездных документов на первый взгляд несколько усложнило процесс отчетности. На самом деле процедуры подтверждения расходов на командировку и оформления вычета НДС прозрачны и после минимальной практики не вызывают у бухгалтеров сложностей.

Источник: https://vokzal.ru/blog/elektronnyj-bilet-dlya-komandirovki-tonkosti-ucheta

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье.

Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

• оплата дней, проведенных в командировке;
• суточные;
• возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

• СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
• ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
• Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
• Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно.

 Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п.

5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя.

В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб.

, дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

• Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
  • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
  • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
• Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
  • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
• Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
• Средний заработок за рабочие дни командировки:
  • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
• Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
  • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
• Итого оплата дней командировки:
  • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ).

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

• за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
• за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

• не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
• выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

• для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
• для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
• для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя.

Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы.

Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

• на проезд до места назначения и обратно,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы на оплату услуг связи,
• сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
• сборы за выдачу (получение) виз,
• расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Источник: http://buh-aktiv.ru/oplata-sluzhebnyh-komandirovok-i-komandirovochnye-rashody/

Командировочные 2019: размер, оплата, учет | Изменения командировочных расходов (суточных) в 2019 году — Контур.Бухгалтерия

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки. 

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных.

Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды.

 Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд. 

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей. 

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму  Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5).

 Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть.

Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г.  № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

• Командировочное удостоверение;
• Служебное задание;
• Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание.

При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда.

Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

Источник: https://www.b-kontur.ru/enquiry/273