Как вести учет товаров в розничной торговле тетради

Как вести учет в магазине продуктов: алгоритм организации механизма контроля

Как вести учет товаров в розничной торговле тетради

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Учет и отчетность > Как вести учет в магазине продуктов: процедура подсчета

Бизнес, связанный с реализацией продуктов питания находится на одной из первых ступеней по прибыльности среди иных сфер коммерческой деятельности. Объяснение данной закономерности одно.

Покупатели всегда могут себя ограничивать в одежде, бытовой технике, культурном проведении досуга, но никогда не останутся без еды.

Но для процветания бизнеса в этой сфере необходим не только широкий ассортимент на полках магазина, но и четко настроенный механизм контроля закупок и продаж.

Как организовать учет в торговом бизнесе?

Продовольственный магазин

Как только все организационные мероприятия по открытию магазина (оформление предпринимательской деятельности, аренда помещения, договоренности с поставщиками, определение с системой оплаты налогов) решены, нужно создать учет товара. Целью такого контроля является постоянное наличие достоверных сведений о финансовых потоках.

Первым, что надо сделать – это оприходовать весь товар, поступивший от поставщиков. То есть постоянно вести запись, что поступает и сколько стоит.

Нужно сразу запомнить, что каждое действие с товаром в бухгалтерии и в системе уплаты налогов подтверждается целым рядом документов.

Сюда входят накладные приходного и расходного типа, товарные чеки, выдаваемые кассовыми аппаратами или выписанные от руки на специальных бланках.

Какие способы контроля товара в магазине?

В ответе на вопрос, как вести учет в магазине продуктов, нужно запомнить, что на практике существует две методики – суммовой и аналитический контроль.

Учет продукции

Первый проводится по количеству присутствующих документов. Он очень простой, не требующий наличия компьютерной техники. Для его осуществления достаточно иметь под рукой тетрадь и калькулятор. Сначала ставят на приход поступивший товар и устанавливают ему цену. Такой шаг отмечается плюсом.

Затем после получения денег от продаж ставится минус. В итоге получается схема учета: поступление – выручка = остаток. Главный недостаток такой методики – это неведение товара за цифрами подсчета. Она не дает возможности провести точный анализ по каждому виду товара в отдельности.

Также нет возможности вычислить подставляемые продукты продавцами.

Аналитический контроль полностью исключает все эти недостатки. Для его применения понадобится компьютерная техника. На компьютере должен быть установлен текстовый редактор Word или Excel. В этой программе необходимо каждый день создавать новую страницу, где в первой колонке должен быть перечислен весь ассортимент.

Далее указывается вес, наименование производителя и количество, поступившего в текущем месяце. С каждым приходом цифра количества меняется. В следующей колонке (заполняется каждый день) записывается продажа. Последнюю графу следует отвести под остаток.

Такой механизм позволит в конце месяца легко проводить ревизию и сделать анализ, что больше пользуется спросом, а что мало интересует покупателей.

Какие главные рекомендации в организации?

На практике в организации учета применяют специальный алгоритм, состоящий из конкретных действий. Ими являются:

  1. Наличие на рабочем месте продавца тетради, куда он обязан вписывать каждую единицу проданного товара. Вся указанная информация должна переноситься каждый день в созданный файл в Word/Excel формате по выше указанной методике. Также можно все сведения фиксировать с помощью одной из специальных программ. Их сегодня легко найти в специализированных магазинах.

    Использование программ

  2. При поступлении товара требуется тщательно считать его количество по факту. Такая цифра должна точно сходиться с цифрой, указанной в накладной поставщика. Все количественные изменения следует отметить в электронном файле.
  3. По истечении каждого месяца проводить итоговый подсчет и анализ привлекательности каждого вида товара. Сюда должен быть включен подсчет ассортимента по факту, лежащего на полках и хранящегося в кладовых. Такое действие обязательно должно совмещаться с проверкой срока годности. При выявлении продуктов с просроченным сроком годности, их следует убирать с полок и складывать в отдельном месте. Все полученные фактические сведения сравниваются с информацией на электронном файле.
  4. Внедрение новых технологий в оснащении магазина. Это позволит вести учет в автоматизированном режиме. Для этого достаточно будет установить специальные сканеры, способные считывать штрих коды и сохранять информацию о количестве проданного товара. Такие устройства устанавливаются на кассе.

Технология рассмотренного алгоритма довольно проста. Она не требует специальной подготовки и знаний. Главное в нем – это внимательность и скрупулезность. Только таким образом идеально работает механизм учета товара в продуктовом магазине.

Как правильно организовать ревизию на продуктовой торговой площадке?

Период проведения ревизии составляет 30 дней. То есть она должна быть в конце каждого месяца. Для того чтобы продавцы знали порядок нужно для ревизии назначить конкретный день. Например, вторник последней недели месяца.

Проводится ревизия в несколько этапов:

Продукты питания

  • Подготовка специального бланка (можно расчертить от руки) и определение остатка для определения недостачи или лишков.
  • Этап проверки количества товара. Считать необходимо в две руки. Для этого нужно пригласить постороннее лицо. Запись ведется параллельно по схеме «продавец с владельцем» и «продавец с независимым лицом» на разных листах. Таким образом можно избежать возможных ошибок. Считать необходимо по видам товара. Например, начинают считать подсолнечное масло, затем конфеты и так далее. Просроченный и испортившийся товар записывают отдельно.
  • Определение остатка. Вычисляют по формуле: «приход за месяц» + «остаток, высчитанный с прошлой ревизии» — «продажа за месяц». В результате получается сумма остатка за прошедший месяц.

В процесс ревизии должен быть заложен процент списания. Он необходим для исключения льда, обрезков, воды и прочих факторов.

Несомненно, учет в магазине проще поручить опытному бухгалтеру, но на начальном этапе развития коммерческой деятельности это будет дорогостоящим удовольствием. Поэтому лучше все начинать самостоятельно.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/uchet/kak-vesti-uchet-v-magazine-produktov.html

/ Хозяйственное право / Учет товара в магазине вручную тетради

Ну и при продаже продавец записывает в тетрадь проданную вещь , артикль , размер , марку и цену.Далее , в процессе работы , продавец вычёркивает проданную вещь из накладной и отмечает число , когда вещь продана.Это не сложно и времени на это достаточно.

Ну а вы в конце месяца забираете тетрадочку , сверяете проданное и полученное за это денежки и так же удаляете у себя в накладной вещи которые проданы.Если у вас товар с ближайшей оптовки и у продавца есть возможность подменить товар , крепите свои ценники что бы их невозможно было подменить.

( переклеить )Ну и будет лучше взять продавца , которому доверяешь.

А продавец будет работать без смены ? Или вы будете давать ему выходные и подменять его ? Тогда вопрос. Будете ли вы делать сверку на момент его подмены на день-два ? Если нет , тогда у вас не будет возможности доказать что недостача товара произошла по вине продавца , так как вы его подменяли и это вполне могло произойти по вашей вине.

Важно

Что будете делать , если вдруг продавец заболеет ? Т.точка будет закрыта на момент болезни или же вы её откроете ? опять же тогда с продавца снимаются все обвинения.. Вообще , очень сложно и трудно ,,повесить,, недостачу на продовца, если он сам этого не захочет.

Доступ в помещение должен быть только у продавца.При чём в любое время.Дайте ему денег, пусть сам купит замок и запасные ключи никому не даёт.И лучше это письменно зафиксировать.. По поводу сдачи товара продавцу сложного ничего нет.
Площадь 10 м. , соответственно товара немного.

Как вести учет в маленьком магазине: разбираем на примерах

Внимание

Поэтому наша ведомость примет такой вид: Рассматривая данный пример, понимаем трудности ведения учета во всём многообразии товара. Как правильно вести учет? Каждый предприниматель желает, чтобы его магазин вырос в целую сеть.

Задумываясь на будущее, как вести учет товаров в магазине, нужно понимать, что сегодняшняя 100-200 наименований, завтра может превратиться в 1000! Помимо склада будет важно держать под контролем работу сотрудников и поставщиков, делать анализ движения товаров. Excel и блокнот Вам не помогут. Подсчет «в ручную» будет занимать все Ваше время.

С другой стороны, Вы понимаете, как сильно будет влиять «человеческий фактор» на корректное ведение такого учета. Нет необходимости изобретать велосипед для решения этой задачи.
Достаточно приобрести систему автоматизации, которая будет самостоятельно вести учет и будет держать под контролем действия персонала.

Как вести учет товара в магазине

  1. Суммовой – ведется по сумме документов.

От прихода товара отнимается выручка, после чего, полученный расчетный остаток сравнивается с фактическим и подбивается недостача.

  • Аналитический – ведется по месяцам и включает в себя наименование и количество товара, а также его цену.
  • В первом случае, учет можно вести даже без компьютера, просто обзаведясь тетрадкой и ручкой. Но данный способ имеет массу недостатков и является жутко неудобным в случае большого товарного ассортимента. При обширном объеме продукции просто невозможно проследить за ценами товара, а это недопустимо. Второй способ более надежный т.

    к. является более наглядным.

    Как вести учет без компьютера?

    Виды учета Учет товаров ведут, в основном, суммовым или партионным способом. Суммовый — по сумме документов. Вроде бы просто. И можно обойтись тетрадкой и калькулятором, не прибегая к компьютеру.

    Например, вы закупили товар, произвели наценку, подсчитали приход товара по цене продажи и записали в плюс. Затем забрали выручку из магазина и записали в минус: «приход» – «выручка» = «остаток расчетный».
    После сделали инвентаризацию и посчитали недостачу: «остаток расчетный» – «остаток фактический» = «недостача».

    Но такой способ имеет один большой минус — вы не сможете узнать точную прибыль. При большом ассортименте товара нереально отслеживать правильность его цены. Помимо этого, могут быть ошибки калькуляции, а еще трудно оценивать подставной товар (кто больше продает — Вы или Ваш работник).
    Этот способ не учитывает налог на прибыль.

    Вы ведете, что не допустимо законом.

    Учет без автоматизации

    Впрочем, автоматизированный учет материальных ценностей на складе торгового предприятия лучше внедрить в любом случае. Материальные лица осуществляют учет продукции и товаров на складе согласно правилам хранения по видам и сортам.

    Учет, в зависимости от вида товаров, может вестись как в количественном, так и в денежном выражении. При этом на каждый номенклатурный номер товара заполняется «Карточка складского учета товара», их выдача материально-ответственным лицам осуществляется под роспись в отдельном журнале или реестре выдачи карточек.

    Отдельные карточки оформляются на товары, хранящиеся с прошлого года и поступившие на склад в текущем году. В каждой карточке отмечено место хранения данного товара с указанием номера склада и стеллажа. Учет может вестись и не по карточкам, а в специальных «Книгах складского учета».

    Особенно это важно, если у вас есть наемный персонал – отслеживать его действия можно легко с помощью тщательно продуманной системы учета товара. Для начала необходимо завести как минимум две тетради для учета, одну для вас, другую для продавца.
    Если продавцов больше – тетрадей будет больше, каждый должен иметь свою собственную.

    Движение товара и денежных средств в рамках вашего магазина документируется в каждой из тетрадей по следующей схеме:

    • фиксация приема товара;
    • постановка товара на общий учет;
    • изменение баланса товара (остатка);
    • ежедневная сдача кассы;еженедельный учет, в ходе которого могут быть выявлены любые расхождения.

    Рассмотрим на примере обычного продуктового магазина. Товары поступают по двум каналам: их привозят поставщики или закупки осуществляются самостоятельно предпринимателями на специализированных рынках.

    Сдавайте товар по обычной накладной , в которой будет краткое описание вещи , её размер , фирма-производитель и цена продажи.Главное, каждой вещи присваивайте свой артикль, который будет отражён как в накладной , так и на ценнике. Ну типа того: Накладная № 1 от 15 марта 2012г. П/№ 1 // арт 0001.

    // Блузка белая в синий горошек. // разм. S // цена 500 руб 2 // арт 0002 // блузка белая в син.горошек // L // 500 руб 3 // арт 0003 // -//-//-//-// // L // 500 4 // 0004 // бл.

    синяя в белый горошек // L // 500 99 // арт 0099 // шуба норковая , трапеция…… // 52 // 12000 Итого 99 ед. сдал Получил ФИОЦенники по возможности печатаете свои ( или заказываете ) ,со своим логотипом( картинкой ) и у продавца их быть недолжно.

    Накладные как обычно в двух экземплярах. Один продавцу , другой вам.

    Вы открыли свой магазин, разобравшись со многими организационными вопросами: заключением договора аренды или покупки помещения, определились с системой налогообложения, зарегистрировали ИП, договорились с поставщиками. Вы ожидаете прихода первых партий товара на склад…

    и тут у Вас возникает вопрос: как вести учет товара в магазине? Если у Вас в магазине не работает штатный бухгалтер, то эта статья для Вас.

    Оприходование товара Необходимо оформить товар на складе: записать сколько и по какой цене товара пришло. Каждая операция должна отображаться в учёте для надёжности и контроля.

    Стандартный подход для любой операции с товаром, в плане учёта и бухгалтерии – это:

    1. приходные накладные
    2. расходные накладные
    3. чеки и квитанции.

    Данные документы позволят бухгалтеру рассчитать налоги и составить отчетность.

    Как вести учет товара в магазине вручную в тетради

    В любом случае, фактуры после фиксации владельцем магазина передаются продавцу, который принимает товар. Убедившись в полном соответствии, продавец ставит полученный товар на учет, приплюсовывая стоимость полученного товара к остальному.

    Важный момент – ставить на учет товары следует по тем ценам, по которым вы планируете продавать.

    Ежедневно продавец сдает кассу, в документе он указывает выручку, возможные текущие расходы (если ему самостоятельно пришлось расплачиваться с поставщиком из дневной выручки), и итоговый остаток.

    Остаток сегодняшнего дня всегда равняется остатку вчерашнего плюс новый товар минус выручка и дополнительные расходы, списания. Периодически необходимо пересчитывать весь товар, имеющийся в магазине.

    Так вы выведете реальную сумму стоимости товара, которым владеете, и сможете сравнить с суммой, которую в качестве остатка указывает продавец.
    Для его использования необходимо знание двух банальных компьютерных программ – Word и Excel.

    Кроме того, сейчас существует множество специальных компьютерных программ, предназначенных для ведения учета. Инновационные способы учета товаров И все-таки, использование специально разработанных программ для ведения учета больше вас обезопасит.

    По крайней мере вы будете ограждены от фактических ошибок подсчета, ведь все суммы в таких программах подсчитываются автоматически.

    Да и легче вести учет в таких программах, ведь при желании более давнюю информацию можно перепроверить, сравнить с новой и т.д. На какие именно программы следует обратить особое внимание?

    Данные программы очень просты в использовании и не требуют наличия каких-либо специальных компьютерных знаний.

    Источник: https://strahovanie58.ru/uchet-tovara-v-magazine-vruchnuyu-tetradi/

    Как вести учёт товара и продаж в магазине

    Как вести учет товаров в розничной торговле тетради

    Мы шесть лет общаемся с владельцами магазинов. По нашему опыту, вести учёт в маленьком розничном магазине не так уж и сложно: нужен лишь контроль и оперативное обновление информации о бизнес-процессах. В конце материала вы увидите инструкцию, которая поможет вести учёт товаров в магазине за четыре шага.

    Суммовой и аналитический товарный учёт в розничном магазине

    Суммовой способ учёта продаж позволит следить за суммой движений денег. Вести суммовой учёт можно в тетради или в таблице Excel. Способ позволит следить за работой магазина по периодам.

    Запишите в первый столбик расходы за период, во втором фиксируйте данные о продажах. В третий пойдёт сумма приходов — выручка.

    В четвёртом столбце по формуле «выручка минус расходы» вы рассчитаете прибыль.

    Суммовой способ учёта товаров подойдёт на старте, если ассортимент и объёмы продаж невелики. Минус способа в том, что вы увидите только общую информацию о доходах и расходах, но не увидите, какой товар принёс больше прибыли, какая статья расходов тормозит развитие, как меняется прибыль в зависимости от сезона.

    Аналитический способ учёта продаж подойдёт, если важно не только видеть прибыль, но и представлять, как влиять на эффективность компании. В этом поможет разделение учета на товары: фиксируйте расходы на закупки и приходы от продаж по товарам и магазинам.

    В конце периода вы увидите, какой товар показал наивысшую маржинальность и принёс больше прибыли.

    Если вы усложните аналитику и будете фиксировать не только продажи товаров, но и магазин, сотрудника, который провёл продажу, то в конце периода вы увидите самый маржинальный и самый нерентабельный товар, в каком магазине лучше продаётся тот или иной товар, какой сотрудник сделал больше продаж.

    К минусам аналитического способа учёта продаж относится то, что его сложно вести. Требуется контролировать множество деталей. Справиться с этой задачей поможет специальная программа автоматизации систему учёта продаж.

    Как вести учет в магазине:  Excel или программа для учёта?

    Справиться с учётом количества сырья и материалов помогут таблица Excel или специальное ПО для учёта продаж. Таблица для учёта продаж подойдёт для малых предприятий.

    Сейчас в свободном доступе находятся десятки шаблонов таблиц для учёта продаж в магазине, для работы с ними не требуется установка дополнительного программного обеспечения, кроме привычного Excel.

    Вся база данных магазина сохранится на компьютере без возможности подключиться удалённо.

    Справиться поможет специальная программа для учёта продаж в розничном магазине. То, что готовые решения разрабатываются для крупных фирм, — миф. Программы для учёта розничных продаж доступны и для небольших магазинов.

    Онлайн-сервисы позволяют настроить систему учёта со взглядом в будущее: магазин и обороты будут расти, и для их обработки потребуется больше возможностей, которые недоступны в простых таблицах Excel.

    К тому же к базе данных, которая находится в облачном хранилище, можно подключить всех сотрудников и отслеживать работу со смартфона или планшета — был бы интернет.

    Как вести учёт продаж в магазине вручную

    • Первый шаг. Создайте базу товаров. Внесите в неё все наименования, оформите закупку и укажите начальные остатки. Так вы увидите положение дел на начало продаж.
    • Второй шаг — создайте базу покупателей и вносите данные: имена, контакты, покупки и их сумму. Она покажет вам самых преданных покупателей, тех, кто давно не приходил за покупками и кого нужно снова пригласить в магазин, поможет настроить скидки, акции и систему лояльности.
    • Третий шаг — приступайте к занесению продаж. Фиксируйте проданные товары, суммы приходов и расходов.
    • Четвёртый — смотрите аналитику продаж. Опираясь на отчёты по продажам вы увидите, на что нужно сделать упор в следующем периоде.

    Начать вести учёт магазине весьма несложно. Трудности могут возникнуть в самом начале — в выборе способа системы учёта продаж и в занесении начальных данных.

    Специальные программы для учёта продаж позволяют фиксировать все данные о закупках, продажах и товарно-денежных движений на компьютере и на смартфоне, показывают аналитику продаж на любом устройстве. Автоматизированное ПО для учёта продаж заберёт учёт товаров и продаж в магазине, а вы отдадите все силы на развитие бизнеса.

    Как вести учет в розничном магазине. Учет товаров в Excel или программа для учета продаж в магазине?
    Полина Низамова
    Дата: 2018-11-19 12:47:33
    2018-12-17 14:00:49

    Источник: https://cloudshop.ru/content/pravila-ucheta-v-magazine

    Как вести учет товара в магазине вручную: учимся на чужих ошибках

    Как вести учет товаров в розничной торговле тетради

    Розничный учет – это сложное дело, которое требует последовательных и продуманных действий. Здесь нельзя полагаться на собственные знания и умения. Любая ошибка может стоить больших денег. Каждый год многие владельцы магазинов сталкиваются с разного рода проблемами.

    Их трудности всегда основаны на одном и том же. Почему же так сложно переступить этот порог и начать действовать правильно? Чтобы знать, как вести учет товара в магазине вручную, нужно детально изучить этот вопрос и обезопасить себя от возможных тупиков.

    Ведь всегда лучше уделить немного внимания на чужие ошибки, чтобы потом не допускать собственных.

    Особенности номенклатуры

    Давайте перейдем к одному из наиболее важных и запутанных вопросов. Именно в номенклатуре часто допускаются серьезные ошибки из-за непонимания. Каждый товар и каждый поставщик должны быть выделены в документации отдельно.

    Но многие операторы заводят декларации по поставщикам, что ведет к формированию многих папок с одинаковыми названиями. Если магазин работает активно и быстро разрастается, то этот момент стоит продумать сразу.

    Потом будет намного сложнее разобраться в последовательности и точности данных.

    Кроме того, некорректная приводит к тому, что одна папка может быть представлена в разных отделах. В итоге владелец магазина не может получить нужную информацию и проанализировать ситуацию.

    Еще один неприятный момент – это проблематика в изучении прошлых периодов работы магазина. Например, вы перестали закупать один из видов товаров у поставщика, то его могут перенести в другую папку.

    Это также собьет всю систему.

    Полезный совет!

    Вести учет товаров в магазине стоит только по фактическим поставкам товара. Справочник нужно разбивать на категории. Если вы заметили дубли позиций, то стоит обратить на это особое внимание и устранить неполадку.

    Частые повторения в справочнике

    Справочник – это важный документ, в котором отражена жизнь всего магазина. Все записи должны быть точными и последовательными. Но есть случаи, когда даже специалисты сталкиваются с дубликатами записей. Почему же появляются дубли:

    • не записывается штрих-код возле каждого товара;
    • большое количество весовых товаров;
    • товар пришел без штрих-кода;
    • старый товар был с новым штрих-кодом.

    Проблема здесь заключается в том, что сложно найти определенный товар. Когда человек долго его ищет и не находит, то он вписывает его заново. Так появляется вторая позиция, которой быть не должно. Все это приводит к хаосу, сбивает данные, нарушает расчеты.

    Полезный совет!

    Когда было обнаружено большое количество дублей, стоит выделить время на исправление ошибок. Нужно пересмотреть архив, удалить ненужные позиции, все заново пересчитать. Конечно, эта работа не из легких, но без нее сложно рассчитывать на положительный результат и хороший доход.

    Также есть дельные советы о том, как можно избежать этих дублей и сохранить свое время и силы:

    1. Вводить товар нужно вручную только один раз. Потом вы будете пробивать его через штрих-ход.
    2. Операторы, которые занимаются вводом товара вручную, не должны заниматься корректировкой справочника. Им нельзя позволять удалять дубли. Ведь вводом могут занимать десятки людей на протяжении долгого времени. Для корректировок стоит нанимать настоящих профессионалов, которые будут убирать только лишнее и смогут найти причину дублей.
    3. При поставке товара нужно заносить всю информацию о нем в первоначальном виде и не изменять ее потом. Лучше пользоваться данными поставщиков. Они всегда имеют много отличий, так что не будет путаницы.

    Коллекции в непродуктовой рознице

    Речь идет о магазинах обуви или одежды. Там процесс учета товаров построен на коллекциях. За время работы магазин работает со многими производителями, которые стараются каждый сезон порадовать своих покупателей чем-то новым.

    Здесь дубли вполне привычная ситуация. Каждый год магазин продает женскую, мужскую и детскую одежду. Названия отделов будут одинаковыми. Но нужно потратить больше времени и к каждому товару указать название коллекции. Это необходимо для итоговых подсчетов. Если не позаботиться об этом, то потом будет сложно понять, сколько кофточек было продано с той или иной группы.

    Отрицательные остатки

    Чаще всего причиной отрицательных недостатков является необразованность человека, который не знает, как вести учет товара. Он не только позволяет себе пользоваться подобными остатками, считая, что магазин не дает прибыли, но и неграмотно обращается с расходными документами. Их ликвидация приводит к тому, что «минут» только увеличивается, хотя, на самом деле, ситуация совсем другая.

    Последствия печальны. Нельзя узнать реальную сумму выручки или установить правильную наценку на товар. Инвентаризацию провести не получится. Также некоторые товары продолжают существовать в списках, но в магазине их давно нет. Покупатели будут идти за нужной вещью, а потом разочаруются в ее отсутствии.

    Полезный совет!

    Необходимо запретить отрицательные остатки. Они часто приводят к хаосу. К ним нужно обращаться только в крайнем случае. В ассортименте магазина не должно быть дыр и пробелов.

    Одним из главных правил, если вы ведете вручную все учеты, это правильный порядок документов. Последовательность должна основываться на хронологии. Если хотя бы несколько бумаг будут переложены, то собьется все отчетность.

    Единственным решением здесь является пересмотр всех документов, с которыми работали и проводили коррекцию. Чтобы проблем было меньше, стоит проводить анализ как можно чаще. Просмотрев все данные и убедившись в их верности, нужно пометить, что до этого времени все документы в полном порядке. При возникновении проблемы не нужно будет копаться в большом объеме материала.

    Работа по поиску ошибок занимает много времени. Она требует профессионального подхода, так как не каждый может легко вникнуть в суть вопроса и увидеть белые пятна. Но редко получается замять подобные минусы. Дело в том, что пока будет проходить полный переучет, вся система все равно не станет на прежнее место. В конце обязательно будут недочеты. Важно, чтобы их было как можно меньше.

    Полезный совет! Нужно запретить корректировку документов, особенно архивов, всем сотрудникам магазина. Доступ к подобным действиям должен быть только у нескольких людей, которые занимаются именно этим направлением и не будут создавать лишних проблем.

    Подбор персонала

    Набор персонала – это такая важная часть работы магазина, как и все остальное. От честности каждого человека зависит репутация предприятия. Сегодня довольно часто стали заниматься мошенничеством, используя штрих-коды. Продавцы переклеивают код с дорогого товара на дешевый.

    Покупатель переплачивает, а остаток получают грабители. Конечно, магазин получает свои деньги в полном объеме, но подобные вещи портят учет магазина. А если кто-то поймет подобные махинации и пустить информацию широкой огласке, то будет сложно потом справиться с мнением общества.

    Чтобы обезопасить себя от таких проблем, нужно воспользоваться видеокамерами. А для инвентаризации приглашать других специалистов. Товарному магазину всегда нужны только честные сотрудники.

    Как вести учет товара вручную без проблем

    Этот вопрос волнует каждого владельца магазина. Основным правилом здесь всегда остается честность, качество и внимательность. Давайте обратим внимание на моменты, которые помогут учиться на чужих ошибках:

    1. Номенклатура и штрих-коды должны быть всегда на своем месте. Только специалисты должны что-то изменять и корректировать. Нельзя удалять дублирующиеся папки по своему усмотрению.
    2. Никаких отрицательных остатков. Они должны быть выключены, так как часто приводят к крайне негативным последствиям.
    3. Хронология документов должны соблюдаться всеми сотрудниками, которые за нее отвечают.
    4. Ревизии нужно проводить как можно чаще, привлекая со стороны специалистов этого направления.
    5. Постоянное изучение учетной системы, поиск новой информации на эту тему, развитие собственных навыков и умений.

    Источник: https://biznesluxe.ru/works/kak-vesti-uchet-tovara-v-magazine-vruchnuyu-uchimsya-na-chuzhix-oshibkax/

    Как вести учет в магазине розничной торговли – от А до Я

    Как вести учет товаров в розничной торговле тетради

    Ведение учета в магазине позволит проводить закупку товаров, и проведение акций, которые заметно увеличивают его прибыль. Ведя общую статистику по магазину, по категориям товаров и времени суток можно определить какой товар пользуется большим спросом.

    Что представляет собой учет в рознице

    Сегодня мы заработали N 000 000 тенге, на складе осталось 124 штуки хлебобулочных изделий, сладостей 48, колбасных изделий 2 штуки – о да, если бы получать эти цифры легко и ежедневно мечта владельца магазина.

    Зная такие цифры, точно знаешь, что надо закупить или что побыстрей продать. Ведь порой владельцы узнают, о том, что закончился товар по пустым полкам, от слов продавцов или случайно услышав разговор покупателя и кассира.

    Чтобы не попасть в такую ситуацию нужно ежедневно вести учет. Далее в статье мы рассмотрим: ручной и автоматический способы учета в магазине, методы, способы и ошибки, которые возникают при ведение учета в магазине и как их избежать.

    Условно учет в магазине можно разбить на 4 категории:

    Категория 1Продажи(Торговый зал)Категория 2СкладКатегория 3ПоставщикиКатегория 4Производственные  расходы
    ВыручкаМаржаКатегории товаровПродавцыНедосдачиОстаткиХодовой товарНеликвидный товарИнвентаризацияСписки всех поставщиковЦеныСебестоимостьБрендыАрендаКоммунальные расходыЭлектричествоЗарплатыНалогиУбыток

    Постоянно ведите учет всех своих расходов, это позволит в дальнейшем высчитать действенную прибыль магазина. Для расчета прибыли магазина обычно используется период 1 месяц. Ежедневно считайте выручку магазина, в конце месяца из общей суммы отнимите сумму затрат на закупку товара.

    Для расчета фактической суммы прибыли из этой суммы также отнимите все остальные расходы (аренда магазина, склада, зарплаты на сотрудников, электроэнергию, штрафы, новое оборудование и другое). Зная цифры фактической прибыли, вы сможете распланировать дальнейшее развитие вашего магазина.

    Зачем вести учет товара

    Ведя учет продаж – вы напрямую влияете на прибыль магазина. Зная статистику по товарам можно давать конкретные задачи для продавцов, выставлять план продаж. Удобней всего если данные будут собираться на кассе – что продалось, по какой цене и дата продажи.

    Своевременное проведение инвентаризации покажет наличие избытка товаров. Еженедельная инвентаризация – покажет неликвидный товар. Неликвидный товар существенно опасен для магазинов продуктов, аптечной или другой продукции со сроком годности.

    Если есть возможность – ведите списки поставщиков, отбирая поставщиков можно уменьшить себестоимость и повысить рентабельность продаж. Рекомендуется для каждой категории товаров иметь по 2-3 товара, тогда не страшно, если у поставщика возникнут проблемы с поставкой продукции или в случае резкого поднятия цены.

    Рассчитайте все остальные расходы (аренду, зарплаты, ком. услуги и др.) и добавьте эту сумму к стоимости товара, таким образом вы уже заранее будете знать сколько заработаете с продажи каждого товара чистой прибыли. Зная все расходы, вы будете знать, что не можете накидывать на товар менее 10%, а чтобы работать в прибыль нужно держать наценку 20-40% на разные категории товаров.

    Как вести простой учет магазина

    Если вы только решили полностью контролировать все продажи, то можете приобрести автоматическую систему учета или начать с простых шагов, но ручным способом.

    Первым делом нужно контролировать продажи, для этого возле кассира положите тетрадь-журнал. В эту тетрадь кассир будет вписывать все товары, которые продал, их количество и сумму при необходимости.

    Если есть возможность, то установите на рабочем месте компьютер или ноутбук, где те же товары продавец будет вбивать в таблице – это упростит дальнейший учет. В журнале вносить данные нужно каждый день, отделяя смену прочерком и добавив дату.

    Важно иметь следующие поля – наименование, цена продажи (если не на всех товарах стоит ценник) и количество проданных.

    Пересменку продавцов в магазине лучше установить понедельно. Таким образом, в конце недели перед сдачей смены, вы сможете проводить ревизию и проверять наличие всех товаров, что обезопасит вас от недостачи товаров и возможного воровства.

    Ведите папку с прайсами всех поставщиков. У этого способа 2 преимущества: во первых вы можете сложить поставщиков одной категории товаров в один файл, и в свободное время проверить их цены относительно друг друга для интересных вам товаров.

    Второе преимущество, это наличие в каждом прайсе контактных телефонов, посмотрев его можно быстро, вне плана заказать закончившийся товар. Произвести заказ может администратор, зная, где находится папка, если вы этого сделать не можете физически.

    С помощью журнала – вы будете знать, что у вас продается и в какой день. При ручном расчете приходится ежедневно просчитывать все товары. Поэтому заведите таблицу Excel на компьютере или воспользуйтесь автоматизированными программами. Проведение ревизий – защитит вас от недосдачи, воровства со стороны персонала.

    Системы автоматического учета

    Ручной расчет – это не плохо, но когда ассортимент товаров превышает 500 единиц, то ведение учета занимает более полудня. Установите в своем магазине программы для ведения автоматического учета. У таких систем ряд преимуществ, а главное – они экономят много времени.

    Автоматические системы – считают: сколько было продано товаров, сколько из них осталось в наличии, маржу по каждому товару, по категории, по магазину.

    Ведут анализ цен поставщиков: дни, время, когда было больше всего продаж. Это часть перечисленных возможностей систем.

    Сейчас существует множество подобных программ, и все они отличаются функционал и дизайном. Но их можно разделить на следующие категории:

    Онлайн программы – это программы, которые работают на смартфонах, планшетах через интернет. Они очень удобны, показывают всю информацию о продажах, в режиме онлайн. К некоторым можно подключить системы видеонаблюдения, для отслеживания работы сотрудников.

    Некоторые имеют встроенные CRM возможности, т.е. отслеживают, что ещё покупал клиент раньше, высылать ему СМС-ки и емейл письма, вести историю его покупок. Но минусом этой системы будет постоянное наличие подключения к сети интернет. Не подходит для мест с проблемами связи.

    Коробочные решения. Если у Вас нет интернета, а его подключение будет слишком дорогим и не эффективным – то ваш выбор падет на коробочные программы для учета. Для работы с ними не требуется интернет, их нужно просто установить на компьютер.

    Из минусов этой системы можно выделить то, что для них требуются много места на компьютере, обычно для этих систем выделяют целое помещение, сервисные комнаты. Все данные можно получить только оффлайн, подойдя и посмотрев данные.

    Часто для работы с ними требуются специалисты, например 1С, которая устанавливается в универмагах, супермаркетах, имеет выделенную сервисную комнату и для работы с ней требуется несколько программистов по работе с программой. Но в 1С на данные момент имеются и облачные решения.

    Гибридный вариант. Лучшим решением на данный момент является работа на гибридных программах они имеют интерфейс, который работает на кассе даже без доступа к интернету (обычно около месяца могут работать без интернета).

    А так же они имеют онлайн версию, куда поступают все данные с кассы, склада, доступные для проверки с любого устройства. Обычно для них будет достаточно раздачи сети Wi-Fi.

    Но если у Вас большой каталог, рекомендуем вас провести стабильный интернет, так как при работе с большими данными, включая работу с несколькими магазинами, потребуется хороших интернет, так как данные будут передаваться в большом количестве.

    Ошибки при ведении учета

    Чтобы не запутаться в номенклатуре – необходимо вести справочник. Вся информация в справочнике разделена по категориям, что помогает избежать появление дублей товаров, одинаковых штрихкодов, и вести товары, пришедшие без штрихкода. Ведь основные ошибки появляются тогда – когда человек не нашел нужный товар и создает для него новый код.

    Весь товар который пришел в магазине, нужно вбивать согласно информации/справочнику предоставленной поставщиком. Они схожи и их изменение может в последствие привести к появлению дублей и ошибок.

    Если есть возможность – отключите в своей системе возможность использования отрицательных остатков. Часто система показывает отрицательные остатки из-за неверного ведения учета сотрудником.

    Памятка:

    • Не изменяйте номенклатуру и штрих кода. Пусть это делают только специально обученные сотрудники
    • Отключите работу с отрицательными остатками, иначе в программе будет всегда показана работа в минус.
    • Делайте ревизии как можно чаще
    • Изучайте вашу систему учета

    Оборудование для автоматического учета

    Для работы с современными системами учета потребуется приобрести оборудование, которые облегчит учет. Начните с обустройства кассовый зоны, для этого потребуется обычный или специальный кассовый стол, где будет удобно пересчитывать покупки сделанные клиентами.

    Если у вас небольшой магазин, то можно обойтись обычным столом со стеклянной передней стенкой.

    Для работы вам потребуется ноутбук или компьютер, если у вас в магазине большие очереди – подумайте о покупке моноблока, торговые моноблоки обычно дороже аналогов, но их производительность и срок службы на порядок больше.

    Следующим шагом будет выбор сканера штрих кодов. Они бывают ручные и стационарные. Стационарные ставятся на кассе и работают почти весь день, чтобы прочитать с него штрих-код достаточно поднести к нему товар с этикеткой. В стационарных сканерах имеются зеркала, поэтому лазера считывают код под разным углом.

    Ручные сканера бывают нескольких видов, с аккумулятором, позволяют считывать товар на кассе и с прилавка; со шнуром, работают на ограниченном расстоянии, но не требует зарядки. Так же у некоторых сканеров имеются поставки и функции переключения режимов, что позволяет использовать ручные сканера, как стационарные.

    Если у вас имеются большие очереди – приобретите стационарный, если очередей нет – будет достаточно и ручного сканера.

    Разместите на кассе принтер чеков для распечатки чеков для клиентов. Большая часть всех принтеров чеков лазерные, они не требуют заправки картриджа и зарекомендовали себя временем, мы так же рекомендуем использовать именно их.

    Существуют 2 популярных ширины бумаги для принтера чеков и сами принтеры изготовлены для 58 миллиметров или 80 мм. Какой размер вам лучше подойдет, решите в зависимости от вашего ассортимента.

    Почти во всех программах учета можно настраивать шрифт и текст этикеток, воспользуйтесь этим и подберите для себя подходящий вариант.

    В отделе по торговле фасовочным товаром (крупа, пшеница, фрукты, овощи) разместите там торговые весы с печатью этикеток. Данные весы имеют встроенный принтер чеков, и запрограммировав их, ваши клиенты будут сами взвешивать товар и клеить на них этикетки.

    Если нет возможности покупать торговые весы с печатью этикеток, можно воспользоваться двумя другими способами. Первый вариант, это в конце или начале дня взвешивать товар и клеить на него этикетки.

    Второй вариант пододрать программу, к которой можно бы было подключить обычные весы, и тогда можно будет одновременно взвешивать товар на кассе и выбивать по нему чек.

    Бухгалтерия в магазине

    Корректное ведение бухгалтерии в магазине, позволит избежать штрафов со стороны налоговой и улучшить контроль работы.

    Бухгалтер в магазине считает обороты, ведет документацию, выписывает счета, начисляет зарплату и ведет учет сотрудников, подготавливает и отправляет документы в налоговую службу.

    В связи с новым дополнением в законодательство РК, наличие бухгалтера, стало практически обязательным для владельцев бизнеса для ежемесячной отправки оплаты налога за сотрудников.

    В своей работе бухгалтера используют автоматические системы (н-р 1С) ведя в ней поступления, перемещения товаров и их продажу.

    Совместно с бухгалтером, нужно назначить материально-ответственное лицо, которое бы контролировало всю работу и предоставляло бы отчеты для ведения в единой системе.

    Заведите со всем контрагентами соглашения, договора купли-продажи. Они так же будут храниться у бухгалтера и помогут при спорах.

    Бухгалтер будет собирать всю документацию по перемещению продукции, подготавливать документы на отпуск и продажу товаров (чеки, счета-фактуры товарные накладные, транспортные накладные и счета).

    Работу со складом или инвентаризацию бухгалтер проводит в программе 1С или аналогичной системой автоматизации учета.

    Формат ведения учета склада в магазине будет зависеть от выбранной системы, так как схема в каждой из них отличается.

    Проверки в магазине. Каждый клиент магазина или общественное объединение потребителей вправе потребовать наличие сертификата на продукции. Правовую законность этих документов могут проводить только государственные органы.

    Правовая оценка сертификатов государственными органами проводится только после составления акта общественным объединением потребителей.

    При этом общество потребителей не имеет право изымать сертификаты, проверять санитарные книжки у сотрудников, оценивать и проверять какие-либо документы, все эти права принадлежат государственным органам.

    Вывод: Ведение учета позволит принимать взвешенные решения по развитию магазина. На сегодняшний день существуют автоматические системы ведения учета, которые упрощают время на ведение учета.

    В этих программах может работать и владелец бизнеса и бухгалтер.

    Если в вашем магазине имеется более 500 наименовать – задумайтесь о приобретении автоматической системы ведения учета, так как это не только сократит время на расходы но и позволить видеть фактические цифры и товары на которых вы получаете основную прибыль.

    Источник: http://nemir.kz/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%B2%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B8-%D1%83%D1%87%D0%B5%D1%82-%D0%B2-%D0%BC%D0%B0%D0%B3%D0%B0%D0%B7%D0%B8%D0%BD%D0%B5-%D1%80%D0%BE%D0%B7%D0%BD%D0%B8%D1%87%D0%BD%D0%BE%D0%B9-%D1%82%D0%BE/

    Как вести учет товара в розничной торговле? – Всё об индивидуальном предпринимательстве

    Как вести учет товаров в розничной торговле тетради

    Когда все волнения, связанные с открытием собственного магазина позади — ИП зарегистрирован, система налогообложения избрана, проблемы аренды улажены, поставщики определены и первые партии товара вот-вот поступят на склад — начинающий предприниматель оказывается перед, пожалуй, важнейшим вопросом для его бизнеса: как вести учет товара в магазине? В помощь руководителю небольшого предприятия розничной торговли, находящемуся в самом начале своего предпринимательского пути, и написан этот, надеемся полезный, материал.

    Бух или не бух — вот в чем вопрос! или Стоит ли ждать от бухгалтера ведения учета товара?

    Проще всего, имея в штате бухгалтера, отдать ему на откуп все, что касается учета и оптимистично ждать первых прибылей, пребывая в счастливом неведении относительно истинного состояния дел.

    Но не таковы, в большинстве своем, наши отечественные предприниматели, прекрасно понимающие, что и ситуация на рынке требует гибких решений, и пресловутый человеческий фактор еще никто не отменял.

    Для успешного старта, да и последующего развития, требуется постоянный контроль, в основе которого оперативная и достоверная информация обо всех бизнес-процессах, происходящих в фирме, и в первую очередь о движении товаров и денежных потоков.

    Обеспечит ли это бухгалтер, ведущий учет и отчетность для фискальных органов, тем более что сэкономить на постоянном бухгалтере на первоначальном этапе совсем нелишне и вместо введения штатной единицы, целесообразнее привлечь приходящего специалиста или вообще отдать этот вопрос на откуп аутсорсерам? По здравому размышлению, вывод о том, что ведение оперативного учета товаров в розничной торговле ни с бухгалтерским, ни с налоговым учетом в общем-то не связано, напрашивается сам собой.

    И вот здесь, на главную роль в спектакле розничных продаж назначается Ее Величество Тетрадочка или Его Сиятельство Excel. А что — дело-то по большому счету не хитрое…

    Один пишем, два в уме или Способы ведения учета товаров в розничной торговле

    Весь поступающий товар необходимо оприходовать на склад, другими словами — записать что, в каком количестве и по какой цене мы имеем. Далее каждая операция с данным товаром должна также быть отражена в учете, то есть записана в надежном, но легко доступном для участвующих в процессе лиц месте.

    Оговоримся сразу, что для целей бухгалтерского и налогового учета каждая операция с товаром оформляется соответствующими документами — приходными и расходными накладными, кассовыми чеками или квитанциями и т.п.

    Именно первичные документы послужат в дальнейшем бухгалтеру для расчетов налогов и составления отчетности, в соответствии с избранной системой налогообложения и законодательством РФ. Но, как мы уже поняли — это совсем другая история.

    Итак, в самом общем виде учет товаров в розничной торговле выглядит следующим образом:

    Остаток начальный (при наличии) плюс Приход, минус Расход, получаем Остаток конечный.

    Однако товар — величина, образно говоря, синтетическая, то есть выражающаяся в двух величинах — количестве и сумме, что и находит свое отражение в первичных документах. И вести учет товара, соответственно, желательно было бы в обеих этих ипостасях.

    То есть:

    Остаток начальный (количество + сумма) плюс Приход (приход товара, возврат покупателя, оприходование на склад), минус Расход (продажа товара, возврат поставщику, списание), в результате получаем Остаток конечный в количественном и суммовом выражении.

    Реализовать эту формулу на практике не так легко, как кажется на первый взгляд, учитывая большое количество позиций номенклатуры, разницу в ценах на партии одного и того же товара, скидки-уценки и прочие факторы, с трудом поддающиеся как описанию с помощью бумаги и ручки или в таблицах Excel, так и простому запоминанию.

    Если совершить небольшой экскурс в прошлое, когда счеты еще успешно конкурировали с калькулятором, учет движения товаров происходил суммовым способом — товар приходовался продавцом по розничной цене и в конце дня оставалось только подсчитать и записать выручку в кассе. В конце определенного периода в процессе инвентаризации (ревизии) полученная выручка вычиталась из первоначальной суммы поступившего товара и вместе с общей стоимостью остатков должна была дать в итоге ноль либо выявить излишки или недостачу.

    Никакой аналитики при данном способе ведения учета товаров не предполагалось — за суммами не было видно движение конкретного товара, оценить можно было только среднюю прибыль, да и просто посчитать большой ассортимент по правильным ценам было задачей не из легких.

    К сожалению, не далеко ушедший от калькулятора для большинства начинающих пользователей Excel и в наше время верой и правдой служит малому бизнесу, неоправданно усложняя ему жизнь многостраничными таблицами с огромным количеством наименований и разнообразных, часто плохо структурируемых сведений, на выходе предлагая все тот же, слегка модифицированный суммовой учет.

    Плох тот солдат, который не мечтает стать генералом или Учет с расчетом на будущее

    Выращивая в домашних условиях небольшое деревце, мы укореняем саженец сначала в маленьком горшочке, точно зная, что через определенный срок потребуется пересадка в новый попросторнее. С бизнесом все точно так же — открывая маленький магазинчик, где-то в глубине души каждый предприниматель имеет потаенную мечту со временем превратить его в большой, а то и развить целую сеть.

    https://www.youtube.com/watch?v=sEwo2R5xAng

    Задаваясь вопросом о том, как вести учет товаров в своем начинающем деятельность бизнесе, обязательно нужно иметь ввиду, что сегодняшняя сотня-другая наименований завтра превратится в тысячу, что помимо склада и розницы уже буквально в первые же месяцы потребуется куда-то фиксировать и поставщиков, и покупателей, и работу персонала, и желательно будет анализировать движение товаров и денежных средств в различных разрезах, оперативно, на текущий момент…

    Но и громоздкие, с обширным функционалом, сложные настольные программы, типа 1С, рассчитанные в лучшем случае на средний бизнес, крепко стоящий на ногах — не выход из положения.

    Чтобы выжить маленькому, недавно открывшемуся предприятию торговли нужна простая и доступная система ведения учета товаров, открывающаяся с любого компьютера, подключенного к интернету, позволяющая выполнять все торговые операции, создавать, хранить и печатать документы, а главное — предоставлять все необходимые отчеты руководителю, что называется, в любое время дня и ночи.

    Сегодня рынок интернет-услуг предлагает достаточно большое количество разнообразных учетных программ, созданных специально для нужд малого бизнеса, доступ к которым осуществляется через веб-сайты за необременительную абонентскую плату. Такова, например, система онлайн-учета “Большая Птица”.

    Имея привычный для пользователей настольных программ, интуитивно понятный интерфейс, она позволяет без особых усилий вести учет товаров в рознице, создавать необходимую документацию, печатать ценники и этикетки, пользоваться сканером штрих-кодов.

    Кроме того, программа поддерживает многопользовательский режим с разграничением ролей и снабжена специальным интерфейсом продавца, позволяющим оптимизировать процесс продаж и контролировать работу персонала.

    В системе реализованы гибкая настройка цен, создание и обновление прайс-листов, а главное — многочисленные и разнообразные аналитические отчеты, оперативные и наглядные, позволяющие руководителю не только отслеживать текущее положение дел, но и прогнозировать дальнейшее развитие.

    Разработчики “Большой Птицы” изначально строили систему, исходя из потребностей малого бизнеса.

    Специально для тех, кто находится в начале своего предпринимательского пути в системе есть бесплатный тариф “Колибри”, позволяющий развивать маленький бизнес в пределах одного склада и тысячи наименований товаров, чтобы когда-нибудь, в обозримом будущем, перейти на новый уровень в рамках тарифа “Альбатрос” — вести неограниченное количество складов, партнеров, наименований товаров, а может быть даже и несколько фирм, да хоть целую торговую сеть! С “Большой Птицей” у вас не возникнет больше вопрос: “Как вести учет товаров в рознице?” — вы будете думать о том, как наиболее эффективно развивать свой бизнес!

    Маргарита Павлюченко — контент-редактор проекта “Большая Птица” — система онлайн-учёта для бизнеса, эксперт Центра разработки программных продуктов ООО «Этерон».

    Источник: http://indivip.ru/sovety/kak-vesti-uchet-tovara-v-roznichnoj-torgovle.html

    Дом права
    Добавить комментарий