Какие документы должны быть документы в организации на работников по персональным данным

Обработка персональных данных: пошаговая инструкция для компаний — Право на vc.ru

Какие документы должны быть документы в организации на работников по персональным данным

Маршрут, который поможет самостоятельно выполнить требования по защите и обработке персональных данных.

Rawpixel

Меня зовут Андрей Северюхин. Я CEO Sum&Substance. Уже почти три года мы занимаемся онлайн-идентификацией для каршерингов, логистики и финтех-проектов, работа с персональными данными — одна из наших сильных сторон.

Вместе с Павлом Кирилловым, CEO компании Элефус и нашим партнером по работе с персданными, расскажем о том, как обрабатывать такую информацию, не нарушая закон.

Обычно компания задумывается о защите/обработке персональных данных, когда продвинутый клиент спрашивает: «А почему у меня не взяли согласие на обработку? Где на сайте можно посмотреть политику? А вы есть в Реестре операторов?».

Дальше компания начинает быстро собирать информацию, находит ФЗ-152. Но оказывается, что помимо самого закона есть еще куча подзаконных актов, и так, шаг за шагом происходит погружение в кроличью нору.

Окончательно потеряв надежду и увязнув в паутине этой достаточно запутанной темы, компания скачивает из интернета какое-то согласие, вешает на сайт политику по обработке персональных данных и, затаив дыхание, ждет, что им за это будет.

Мы предлагаем маршрут, который поможет выполнить все требования регуляторов и позволит выбраться из кроличьей норы. Следуйте за белым кроликом.

Разберемся с терминами

Персональные данные — любая информация, относящаяся (прямо или косвенно) к определенному или определяемому физическому лицу.

Звучит не очень понятно, попробуем разобраться, что относится к персональным данным, а что — нет. Далее представлена практика, полученная из комментариев Роскомнадзора и общения с регулятором.

Как в этом разобраться? Роскомнадзор предлагает следующий подход — если по совокупности данных можно идентифицировать человека, то мы имеем дело с персональными данными, даже если документов и других точных идентификаторов нет. Если же для идентификации нужна дополнительная информация, такие данные не считаются персональными.

Идентификаторы. Однозначные идентификаторы, по Роскомнадзору, это номер и серия паспорта, СНИЛС, ИНН, биометрические данные, банковский счет, номер банковской карты. Чтобы определить человека было невозможно, данные можно обезличить по методологическим рекомендациям Роскомнадзора.

Не могут рассматриваются как персданные (по крайней мере, по отдельности друг от друга): фамилия, имя, отчество, адрес проживания, email, номер телефона, дата рождения.

При этом, если у вас небольшая компания, и вы не уверены, обрабатываете ли персональные данные. Ответ «да» – всегда =)

  1. Вы нанимаете себе сотрудников или подрядчиков, заключаете договор, заполняете формы Т-2.
  2. Вы собираете данные клиентов для заключения договоров/выполнения заказов.
  3. На вашем сайте есть форма обратной связи с полями: ФИО, телефон, email.

Итак, любая компания автоматически является оператором персональных данных (то есть юридическим лицом, осуществляющим обработку). Давайте поговорим о том, как данные правильно обрабатывать и защищать, и что будет, если этого не делать.

Как обрабатывать ПДн, чтобы клиенты были спокойны, а Роскомнадзор не беспокоил

Во-первых, нужно выяснить, какие информационные системы есть в компании и какие специалисты задействованы в их функционировании. Инициатива должна исходить от руководства и ИТ, которые лучше других знают, какие системы используются. К процессу также привлекаются кадровые специалисты, юристы, продавцы.

Чаще всего компании обрабатывают персональные данные сотрудников (соискателей), клиентов, контрагентов.

Главное, что нужно сделать на этом этапе — понять, какие персональные данные обрабатываются, откуда они приходят и куда передаются. То есть нарисовать информационные потоки, связанные с обработкой персональных данных, причем как с автоматизированной, так и с ручной.

Шаг 2. Модель угроз и классификация информационных систем

Классификация. Здесь нам необходимо будет классифицировать наши информационные системы, обрабатывающие персональные данные, и определить актуальные для них угрозы. По результатам классификации мы определяем уровень защищенности информации.

Уровень защищенности персональных данных — это показатель, отражающий требования для обеспечения базовой защиты информации.

Модель угроз. Параллельно с классификацией мы определяем актуальные угрозы для наших систем, которые отражаем в модели угроз.

Модель угроз — это документ, в котором отражены актуальные угрозы, потенциально влияющие на работу конкретной информационной системы.

Результат этапа. Это полный перечень требований по защите персональных данных (уровень защищенности, базовые требования, модель угроз, требования, учитывающие специфику конкретной информационной системы, обрабатывающей персональные данные).

Шаг 3. Меры защиты персональных данных

После того, как мы определили требования, необходимо эти требования реализовать. Защита персональных данных делится на технические и организационные меры. Рассмотрим их подробнее.

  1. Антивирусная защита
  2. Модули разграничения доступа на уровне прикладных систем или сети.
  1. Назначаем ответственного за защиту персональных данных
  2. Утверждаем перечень обрабатываемых и защищаемых данных.
  3. Составляем регламент для сотрудников и знакомим с ним всех под роспись. Например, предупреждаем, что нельзя отправлять по почте сканы паспортов или заявляем о необходимости регулярно обновлять антивирус на рабочем месте.

На данном этапе мы должны разработать Согласие на обработку персональных данных и Политику по обработке персональных данных. Про них поговорим подробнее.

  1. Письменная форма согласия. Требования к пунктам согласия отражены здесь. Обратите внимание, данные требования предъявляются только к письменной форме, при этом письменная форма требуется далеко не во всех случаях.

    Например, при обработке биометрических данных, специальных категорий персональных данных (подробнее о том, что это такое — здесь), при трансграничной передаче.

  2. Когда согласие не нужно. Если вы заключаете договор с клиентом, в рамках которого вы берете с него персональные данные, то согласие брать не требуется.

    Подробнее о таких случаях — тут.

  3. Электронное согласие. В остальных случаях, достаточно электронного согласия.

Политики по обработке персданных. Рекомендации по разработке выпустил Роскомнадзор. Но это лишь рекомендации. Если они вас по каким-то причинам не удовлетворяют, можете руководствоваться другими подходами. Но, если у вас нет своих идей, возьмите предложения регулятора за основу.

Неавтоматизированная обработка персональных данных. Принимая решение, как и где хранить персональные данные на бумаге, можно ориентироваться на специальное постановление.

Шаг 4. Отправка уведомления в Роскомнадзор

Уведомление отправляется через сайте Роскомнадзора, где вводится вся та информация, которую мы собрали на предыдущих шагах. Заполнить и отправить уведомление можно здесь.

Есть случаи, когда уведомление в Роскомнадзор подавать не надо, они оговорены здесь. Обычно эти условия подходят для небольших и средних компаний. То есть не надо в любой непонятной ситуации отправлять уведомление в Роскомнадзор.

Чем грозит невыполнение требований по обработке персональных данных

Мы потратили уже прилично вашего времени, но не ответили на ключевой вопрос: а что же будет, если этого всего не сделать?

Разберем самые распространенные нарушения:

Нехитрый математический подсчет показывает, что если нарушить все пункты, то можно получить совокупный штраф порядка 300 тыс. рублей, о котором часто пишут в статьях. Но это в совокупности, по каждому конкретному нарушению будет меньшая сумма.

Выводы

Вот такие нехитрые шаги позволят вам спать спокойно и обрабатывать персональные данные. В первую очередь важно понимать, кто, где и зачем обрабатывает персональные данные. Это стержень на который наматывается вся остальная обертка, связанная с разработкой документов и доработкой сведений на сайте. Тот, кто познает эту истину, познает дзен.

Основные нормативные документы, касающиеся обработки персональных данных

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать

Источник: https://vc.ru/legal/52958-obrabotka-personalnyh-dannyh-poshagovaya-instrukciya-dlya-kompaniy

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Какие документы должны быть документы в организации на работников по персональным данным

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен запросить у него определенные сведения, которые необходимы в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства.

Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является оператором персональных данных и выполняет их обработку, обеспечить безопасность этой информации.

Какие данные являются персональными

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон о персональных данных).

К общим персональным данным можно отнести следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • адрес (место регистрации);
  • образование, профессия;
  • изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность и с этой целью используется оператором (Разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 года «О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Кроме того, в Законе о персональных данных упоминаются:

  • специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение — случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Закона о персональных данных;
  • биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение — случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора (например, сведения о социальном и имущественном статусе человека не имеют отношения к его трудовому процессу). Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  • трудовой книжке;
  • документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • анкете, заполняемой при трудоустройстве;
  • личной карточке работника (форма Т-2);
  • свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
  • медицинских справках и др.

У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных (ст. 3 Закона о персональных данных).

Закон о персональных данных обязывает работодателя соблюдать определенные требования по обработке этих данных. Например, обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника (п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных). Во избежание судебных споров лучше, если это согласие будет оформлено письменно. То же самое правило действует в отношении соискателей.

В некоторых случаях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных). Например, письменное согласие работника на обработку его персональных данных требуется:

1) при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Но в этом случае работника нужно предварительно уведомить об этом и получить его письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

В уведомлении необходимо указать (п. 3 ст. 86 ТК РФ):

  • цели получения персональных данных работника у третьего лица;
  • предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные);
  • способы получения данных, их характер;
  • возможные последствия отказа работодателю в получении персональных данных работника у третьего лица. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

Если работник передумал, то в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

В такой ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии веских причин. Они перечислены в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10, части 2 статьи 11 Закона о персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

Определенную информацию (которая не имеет отношения к перечисленным в пункте 1 статьи 86 ТК РФ целям), работодатель не вправе запрашивать у третьих лиц даже, если работник согласен.

2) при передаче персональных данных работника третьим лицам, кроме тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ);

3) для обработки специальных категорий персональных данных работника, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений (п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных). К этим данным относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

При недееспособности работника письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона о персональных данных). А в случае смерти работника такое согласие оформляют его наследники, если только оно не было получено от самого работника при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона о персональных данных).

Не во всех случаях требуется согласие работника на обработку персональных данных. Например, в том случае, если данные получены (п. 2 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных, абз. 1 Разъяснений Роскомнадзора):

  1.  из документов (сведений), предъявляемых при заключении трудового договора;
  2. по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра о состоянии здоровья (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее — Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012);
  3. в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, в том числе персональных данных близких родственников, и в иных случаях, установленных законодательством РФ (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат) (п. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  4. от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  5. от соискателя, который сам разместил свое резюме в Интернете, сделав его доступным неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Работодатель с согласия работника может поручить обработку его персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, абз. 2 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Но при этом именно работодатель несет ответственность перед работником за действия указанного лица (ч. 5 ст. 6 Закона о персональных данных).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Организация учета и хранения персональных данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомиться с Положением о персональных данных, как и с остальными локальными нормативными актами, работник должен до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Ознакомить работника с документом путем рассылки его по электронной почте нельзя, это не будет считаться ознакомлением под подпись.

При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается приказом, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. 

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники.

Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

Такой вывод также подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 № А40-20745/06-148-194).

Шаг 2. Работодатель утверждает документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации. В этот документ включаются все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

Помимо этого в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Шаг 3. Работодатель приказом должен назначить ответственных за работу с персональными данными и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных.

Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Этот приказ необходимо довести до сведения всех указанных в нем сотрудников, что должно подтверждаться их подписью.

Шаг 4. На случай проверки во избежание споров с проверяющими лучше подготовить следующие документы:

  • заявления работников о согласии на обработку персональных данных;
  • журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам;
  • журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Шаг 5. Приказом руководителя организации установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия.

Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются.

Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.

Подведем итоги

Что можно порекомендовать работодателям во избежание привлечения к ответственности, а также дополнительных затрат в случае проведения проверок? Обязательно проверьте:

  • от всех ли работников получено согласие на обработку персональных данных;
  • ознакомлены ли работники с локальными актами, устанавливающими порядок обработки таких данных, и с их правами и обязанностями в этой области;
  • должным ли образом осуществляется хранение и защита персональных данных;
  • соответствует ли документация об их обработке требованиям законодательства и т.д.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1583

Защита персональных данных: что надо знать бухгалтеру

Какие документы должны быть документы в организации на работников по персональным данным

Ответственность за нарушения в сфере охраны персональных данных законодатель отнесен к административной. Значит, санкции за подобные проступки надо искать в Кодексе об административных правонарушениях.

Заглянув туда, мы обнаружим, что штрафы не так уж и высоки. Согласно статье 13.11 КоАП РФ они составляют 5-10 тысяч рублей для организации и 500-1000 рублей для ее руководителя, если в нарушении есть его вина.

Однако надо учитывать, что этот штраф может налагаться за каждое допущенное нарушение. А правил для тех, кто работает с персональными данными, законодатели установили очень много (них мы подробно поговорим чуть ниже). Так что 10 тысяч рублей штрафа легко могут превратиться в 50 или 100 тысяч рублей даже в рамках одной проверки. А за год эти суммы могут оказаться еще внушительнее.

Раз уж мы затронули вопрос проверок, то сразу скажем, что ведомством, полномочным контролировать соблюдение режима персональных данных, является Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (сокращенно — Роскомнадзор).

Однако права налагать и взыскивать штрафы у этой организации нет. Все материалы по тем проверкам, где обнаружены нарушения, Роскомнадзор передает в прокуратуру. Прокурор уполномочен принимать решения о возбуждении производства по административному правонарушению (п. 1 ст. 28.4 КоАП РФ).

Вопрос же о наложении штрафов решается судьей (п. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Статистическая справка

По данным Роскомнадзора, всего с момента возложения на эту организацию полномочий по контролю и надзору за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации нами (т.е. с ноября 2007 года) проведено 3307 проверок.

Результатами этих проверок стали более чем 4500 предписаний об устранении выявленных нарушений, и 7591 протокол об административных правонарушениях.

В 2011 году проведено 1743 проверки — то есть, более половины от общего числа за 4 года! При этом количество плановых и внеплановых (т.е. тех, которые проводятся по жалобам) проверок примерно равно 954 и 789 соответственно. При этом количество жалоб, поступающих от граждан и организаций, также постоянно растет — с 465 в 2009 году до 3240 на 26 декабря 2011 года.

По результатам проверок в 2011 году в прокуратуру было передано около 900 материалов.

Возросли в прошлом году и суммы взыскиваемых штрафов. Так, за период с 2007 по 2009 год к административной ответственности было привлечено всего 37 организаций и взыскано административных штрафов на общую сумму чуть менее 22 тысяч рублей. А на сегодняшний день эта сумма уже превысила 12,5 миллионов рублей. При этом средний размер штрафа не так уж и велик и составляет 3-5 тысяч рублей.

Источник: сайт Роскомнадзора.

Запасаемся бумагами

Итак, с ответственностью за нарушение правил работы с персональными данными мы разобрались. Давайте теперь посмотрим, что же надо сделать организации, дабы избежать штрафов.

Надо отметить, что правила, установленные Федеральным законом от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных», касаются не только тех организаций, которые имеют дело с клиентскими базами данных.

Соблюдать требования этого закона должны все организации, в которых есть хотя бы один работник. Связано это с тем, что к персональным данным законодатели среди прочего отнесли и те сведения, которые предприятие получает от своих сотрудников, принимая их на работу.

А это значит, что организация обязана их защищать в полном соответствии с законом.

Отметим, что закон не делает каких-то различий между тем, на каких носителях в организации существуют документы, содержащие персональные данные.

Так что, и тот работодатель, который внедрил высокотехнологические информационные системы, и тот, который ведет работу с кадровыми документами на бумаге, обязаны принять ряд организационных и технических мер по защите персональных данных сотрудников.

Именно формальное выполнение этих мер в большинстве случаев и контролируют специалисты Роскомнадзора.

Первое, что захотят увидеть проверяющие, — это приказ руководителя о назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечении их защиты. Таким ответственным может быть как конкретное лицо (образец приказа можно скачать здесь), так и подразделение (образец приказа можно скачать здесь). В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Далее потребуется утвердить документ, содержащий перечень персональных данных (образец приказа можно скачать здесь), которые реально используются в деятельности организации. Составляя такой документ, не забудьте включить в него все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

В этом перечне должны быть:

  • заявление о приеме на работу;
  • анкета сотрудника;
  • личная карточка;
  • личное дело;
  • трудовой договор;
  • приказы;
  • трудовая книжка;
  • материалы аттестационных комиссий.

Это один раздел перечня. Если же в организации имеется внутренний документооборот, содержащий сведения о сотрудниках (например, отчеты и материалы, которые составляются для акционеров, учредителей, головной организации и т.п.), то эти отчеты тоже нужно включить в перечень.

Помимо этого, в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Здесь заметим, что подготовка такого перечня важна не только для соблюдения требований законодательства. Он позволит упорядочить работу с персональными данными внутри организации. Дело в том, что трудоемкость защиты персональных данных напрямую зависит от степени важности обрабатываемых сведений.

Например, информация о политических и религиозных взглядах, личной жизни человека, здоровье, национальности законом отнесена к категориям информации, которые подлежат более надежным методам и средствам защиты, чем данные, идентифицирующие личность.

Поэтому анализ составленного перечня и исключение из него данных, не являющихся безусловно необходимыми в деятельности организации, позволит существенно удешевить систему защиты персональных данных.

Следующий этап работы — подготовка и утверждение списка лиц, допущенных к работе с персональными данными. Этот документ утверждается приказом руководителя и доводится под подпись до всех указанных в нем сотрудников (образец приказа можно скачать здесь).

Еще один документ, который нужно подготовить и утвердить — Положение о работе с персональными данными (примерный образец Положения см. здесь; на основании этого образца нужно составить свое Положение, дополнив его особенностями сбора, обработки и использования персональных данных работников вашей компании).

В Положении о работе с персональными данными нужно детально прописать все требования к получению, хранению, комбинированию, передаче и любому другому использованию персональных данных, а также гарантии по их защите.

С Положением нужно под подпись ознакомить всех сотрудников, включенных в список лиц, допущенных к работе с персональными данными.

Каким должно быть содержание Положения

Что же должно быть зафиксировано в Положении о персональных данных? На практике такой документ обычно состоит из разделов, описывающих каким именно образом в организации должен происходить сбор и обработка персональных данных; кто и в каком порядке имеет доступ к этим данным; какие меры предпринимаются для предотвращения разглашения персональных данных.

Так что начать Положение мы рекомендуем с раздела «Сбор и обработка персональных данных».

В нем обязательно нужно зафиксировать, что персональные данные в организации можно получить и обрабатывать исключительно на основании письменного согласия работника (образец согласия можно скачать здесь).

А значит, не лишним будет сразу разработать и утвердить форму такого заявления. На подпись такое заявление работнику надо давать сразу при приеме на работу. А по действующим сотрудникам такую работу придется провести сразу же после утверждения Положения.

Далее может следовать раздел «Доступ к персональным данным». В нем последовательно описывается порядок доступа к таким данным работников организации и третьих лиц (отдельно родственников, государственных органов, представителей других организаций).

При необходимости тут можно ввести уровни доступа в зависимости от должности сотрудника.

Например, директор и аппарат дирекции имеют доступ ко всем персональным данным; сотрудники бухгалтерии — только к тем сведениям, которые необходимым для расчета заработной платы и налогов; представители кадровой службы — к сведениям, необходимым для оформления кадровой документации и т.п.

Продолжит Положение раздел «Порядок обработки и передачи данных». Здесь надо зафиксировать правила для передачи данных о сотрудниках определенным  органам или лицам.

В случаях, когда передача данных регулируется законодательно (налоговые органы, органы статистики, Пенсионный фонд и т.п.) достаточно сделать ссылки на порядок передачи сведений, установленный законодательством.

Но при этом следует обязательно зафиксировать, кто и в каком порядке вправе готовить данные сведения для передачи в госорганы.

А вот родственникам, членам семьи, страховым компаниям, банкам, благотворительным организациям, негосударственным пенсионным фондам и т. п. персональные данные предоставляются только при наличии письменного согласия работника на каждый конкретный факт передачи данных.

Закончить Положение лучше разделом «Ответственность». Тут изобретать велосипед не нужно — достаточно будет сделать ссылки (или привести целиком) на нормы Трудового кодекса (увольнение за разглашение персональных данных по статье 81 ТК РФ), Кодекса об административных правонарушениях (уже знакомая нам статья 13.11 КоАП РФ) и, если есть такая необходимость  Уголовного кодекса (ст. 137 УК РФ).

Обязательно ли уведомлять Роскомнадзор?

Есть еще один немаловажный момент. Речь идет об уведомлении Роскомнадзора о том, что организация работает с персональными данными. Ситуация тут крайне неоднозначная.

На первый взгляд, закон освобождает от подачи такого уведомления, если обрабатываются только персональные данные сотрудников.

Однако на практике органы Роскомнадзора зачастую требуют предоставлять уведомление, даже если кроме работы с данными сотрудников организация никакой другой работы с персональными данными не ведет. При этом контрольное ведомство пользуется противоречивостью положений закона.

Статья 22 Закона о персональных данных, которая освобождает от необходимости направлять уведомление в части персональных данных сотрудников организации, сформулирована так, что использование данных сотрудников в отношениях с банком при начислении им заработной платы, а также с государственными органами при предоставлении сведений о работниках формально под это исключение не подпадает. Поэтому во избежание лишних споров и штрафов советуем все же направить уведомление.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2012/4/5895

Чек-лист. Какие документы по персональным данным должны быть у юридического лица для успешного прохождения проверки Роскомнадзора?

Какие документы должны быть документы в организации на работников по персональным данным

В последнее время скандалы, связанные с утечкой персональных данных, приобрели невиданный прежде масштаб. Подобные инциденты происходят все чаще. Финансовый и репутационный ущерб от их реализации становится все более ощутимым для компаний, а практика показывает, что даже у корпоративных гигантов отсутствует 100% уверенность в защищенности своей конфиденциальной информации.

Тем не менее, угроза эта касается не только крупных коммерческих организаций. Оператором персональных данных согласно российскому законодательству является любое юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и/или осуществляющие обработку персональных данных.

При этом исчерпывающего списка, что же является персональными данным, нет, но мы можем выделить самые важные из них:

ФИО;

дата рождения;

паспортные данные;

адрес места регистрации и/или проживания;

контактная информация;

номер ИНН;

номер СНИЛС;

номер банковской карты и/или лицевого счета.

Исходя из списка выше, можно понять, что в качестве оператора персональных данных может выступать любая организация, которая обрабатывает данные своих сотрудников. Следовательно, под проверку Роскомнадзора может попасть каждая организация.

Что первым проверит Роскомнадзор?

Роскомнадзор, конечно, не будет следить круглосуточно за вашей организацией. Первое, на что обратит внимание регулятор во время проверки, — наличие и актуальность документов, регламентирующих порядок сбора, хранения, обработки и уничтожения персональных данных граждан.

Эта организационно-распорядительная документация является фундаментом успешной и эффективной системы защиты информации, и потому очень важна.

ОРД определяет ответственных лиц, их обязанности, порядок работы с данными, уровень доступа, алгоритмы реагирования в случае возникновения инцидентов и другие важные нюансы.

Весь перечень документации, регламентирующей деятельность оператора ПДн, содержится более чем в 30 нормативно-правовых актах. Чтобы разобраться в них и выделить главное – понадобится большое количество времени.

Для вашего удобства мы собрали весь список, требуемых законодательством документов по персональным данным, в единый чек-лист.

Данный список поможет вам определить уровень готовности вашего пакета ОРД к проверкам регулятора.

Чек-лист готовности пакета документов к проверке Роскомнадзора для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

    1. Акт установления уровня защищенности информационных систем персональных данных.
    2. Акт классификации государственной информационной системы или муниципальной информационной системы.
    3. Журнал регистрации письменных запросов граждан на доступ к своим персональным данным.
    4. Журнал регистрации обращений граждан для получения доступа к своим персональным данным.
    5. Журнал регистрации инцидентов информационной безопасности.
    6. Заключение об оценке вреда субъектам персональных данных.
    7. Инструкция об осуществлении контроля выполнения требования по защите персональных данных.
    8. Инструкция по допуску лиц в помещения, в которых ведется обработка персональных данных.
    9. Инструкция по учёту машинных носителей и регистрации их выдачи.
    10. Модель угроз.
    11. Отзыв согласия субъекта персональных данных.
    12. Перечень информационных систем персональных данных.
    13. Перечень мероприятий по защите персональных данных.
    14. План внутренних проверок состояния защиты персональных данных.
    15. Политика обработки персональных данных.
    16. Положение об ответственном за организацию обработки персональных данных.
    17. Положение о порядке обработки персональных данных.
    18. Положение по работе с инцидентами информационной безопасности.
    19. Приказ «О ведении журнала ознакомления работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных и обучения указанных сотрудников.
    20. Приказ «О журнале учета посетителей».
    21. Приказ «О журнале регистрации инцидентов информационной безопасности».
    22. Приказ «О журнале учёта проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».
    23. Приказ «О назначении ответственного за организацию обработки персональных данных».
    24. Приказ «О назначении комиссии по работе с инцидентами информационной безопасности».
    25. Приказ «О создании комиссии по установлению уровня защищенности персональных данных в информационных системах персональных данных».
    26. Приказ «Об организации мероприятий по защите персональных данных».
    27. Приказ «Об ответственности за обработку и защиту персональных данных».
    28. Приказ «Об установлении границ контролируемой зоны объектов информатизации».
    29. Приказ «Об утверждении мест хранения материальных носителей персональных данных».
    30. Приказ «Об утверждении перечня лиц, имеющих право доступа в помещения, где размещены используемые средства криптографической защиты информации (СКЗИ), хранятся СКЗИ и (или) носители ключевой и аутентифицирующей и парольной информации СКЗИ».
    31. Приказ «Об утверждении типового обязательства работника о неразглашении персональных данных субъектов персональных данных».
    32. Приказ «Об утверждении типовой формы разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные».
    33. Приказ «Об утверждении форм актов уничтожения персональных данных».
    34. Приказ «Об утверждении форм согласий на обработку персональных данных».
    35. Приказ «Об утверждении типовой формы поручения обработки персональных данных».
    36. Типовая форма поручения обработки персональных данных.
    37. Уведомление об обработке персональных данных.

Что делать, если ваш пакет ОРД неполный или ненадлежащего качества?

Естественно, организационно-распорядительную документацию необходимо привести в порядок – дополнить недостающими документами и актуализировать имеющиеся. Но разрабатывать документацию вручную — трудоемкий и длительный процесс. Автоматизируйте его! Воспользуйтесь системой DocShell. Узнайте, как она работает.

Оставьте заявку на подключение бесплатного тестового доступа к системе по бесплатному номеру телефона 8-800-770-01-31.

Источник: https://docshell.ru/personal-data/check_list_docs_proverka_rkn_pdn_urlitso/

Организация работы с персональными данными

Какие документы должны быть документы в организации на работников по персональным данным

С конца лета Закон о персональных данных действует в новой редакции. Изменились правила получения и защиты информации. Для работодателя это означает лишь одно – дополнительный документооборот. В статье расскажем о том, как составить положение о работе с персональными данными сотрудников и назначить ответственного за организацию работы с персональными данными.

Что такое персональные данные

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” (далее – Закон N 152-ФЗ) определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных). Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ.

Согласно ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса под персональными данными сотрудника понимают информацию, касающуюся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями. Речь идет о таких данных, как:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • пол;
  • адрес;
  • семейное положение;
  • должность (профессия);
  • зарплата, другие доходы;
  • владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.;
  • образование, квалификация, профессиональная подготовка, сведения о повышении квалификации;
  • привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • физиологические особенности, здоровье;
  • деловые и иные личные качества;
  • другие сведения.

Перечень кадровых документов, в которых содержатся персональные данные работников, приведен в табл. 1 на с. 76.

Таблица 1. Документы, в которых содержатся персональные данные работников

NДокументСведения
1Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров (заполняется при приеме на 

работу)

Анкетные и биографические данные 
работника
2Копия документа, удостоверяющего личность 

работника

Ф.И.О., дата рождения, адрес регистрации, семейное положение, 

состав семьи

3Личная карточка (форма N Т-2, утверждена Постановлением Госкомстата России 

от 05.01.2004 N 1)

Ф.И.О. работника, место его рождения,состав семьи, образование, а также данные документа, удостоверяющего 

личность

4Трудовая книжкаСведения о трудовом стаже, предыдущих
местах работы
5Копии свидетельств о заключении
брака, рождении детей
Состав семьи, изменения в семейном 
положении
6Документы воинского учетаИнформация об отношении работника к воинской обязанности, необходимая работодателю для осуществления 

воинского учета работников

7Справка о доходах с предыдущего
места работы
Ф.И.О., данные о сумме дохода и 
удержанного НДФЛ
8Документы об образованииПодтверждают квалификацию работника, обосновывают занятие определенной 

должности

9Документы обязательного 
пенсионного страхования
Ф.И.О., личные данные
10Трудовой договорСведения о должности работника, заработной плате, месте работы, рабочем месте, а также иные 

персональные данные работника

11Приказы по личному составуИнформация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности 

работника

Оператор по обработке персональных данных

Согласно Закону N 152-ФЗ лицо (юридическое или физическое), которое организует и (или) осуществляет обработку персональных данных, определяет их состав, цели обработки, действия, совершаемые с персональными данными, называют оператором (п. 2 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). В нашем случае это работодатель.

Обработка персональных данных – любое совершаемое с ними действие. Операции по обработке персональных данных:

  • сбор;
  • запись;
  • систематизация;
  • накопление;
  • хранение;
  • уточнение (обновление, изменение);
  • извлечение;
  • использование;
  • передача (распространение, предоставление, доступ);
  • обезличивание;
  • блокирование;
  • удаление;
  • уничтожение персональных данных.

Положение о работе с персональными данными

Порядок выполнения обработки оператором персональных данных может быть установлен в Положении о работе с персональными данными сотрудников (далее – Положение). Унифицированной формы документа нет.

Рассмотрим, как составить этот документ с учетом требований Закона N 152-ФЗ. Положение состоит из нескольких разделов. Они представлены в табл. 2. В ней же кратко указаны сведения, которые должны содержать разделы.

Развернутая информация представлена во фрагменте Положения о персональных данных работников, которое приведено на с. 80.

Таблица 2. Структура Положения о персональных данных работников

NОбязанность раздела
1Общие положенияЦель принятия Положения
Вопросы, которые регулирует Положение
Ссылки на нормативные акты. Указывают, на основании каких документов составляется Положение. В организациях, где работают государственные гражданские служащие, дается ссылка на: – Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе РоссийскойФедерации”; – Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела”; 

– нормативные акты субъекта РФ

2Основные понятия. Состав персональных 

данных работников

Основные понятия. Даются определения понятий “персональные данные”, “обработка персональных данных”, “использование персональных данных”, указывается срок хранения документов и т.д. Отдельно должно быть указано, что относится к персональным данным в конкретной компании с учетом ее особенностей (данные, используемые в работе, например сведения о работе на режимных объектах, об оформлении допуска к государственной тайне, о соответствии здоровья для профессий, связанных с тяжелыми и вредными 

условиями, и т.д.)

Перечень документов организации, которые 
содержат персональные данные
3Получение персональных данных 

работников

Процедура получения персональных данных. Указывается, что данные получают и обрабатывают на основании письменного согласия работника. 

Указываются случаи, когда согласие не нужно

4Использование 
персональных данных
Цели использования личной информации сотрудников
5Обработка 
персональных данных
Условия, соблюдаемые при обработке персональных 
данных работника
6Передача персональных данных (доступ к 

персональным данным)

Порядок передачи персональных данных внутри организации (внутренний доступ), сторонним лицам

и государственным органам (внешний доступ)

7Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту 

персональных данных

Указывают тех, кто несет ответственность за нарушение правил хранения и использования 

персональных данных

Фрагмент Положения о персональных данных работников

Введение Положения в действие

Положение о персональных данных утверждается руководителем компании и вводится в действие приказом по организации (образец приведен на с. 90). Запись об утверждении Положения нужно сделать в журнале регистрации локальных нормативных актов.

Образец приказа

Если есть профсоюз

Если в компании есть профсоюз, с ним нужно согласовать Положение. Для этого проект положения направляют в выборный орган профсоюза (ст. 372 ТК РФ). Тот должен выразить свое мнение (в письменной форме) не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта.

Если профсоюз не согласен с проектом или имеет предложения по его совершенствованию, у администрации есть два выхода. Первый – согласиться.

Второй – в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. Если и это не поможет, следует оформить протокол разногласий.

После этого администрация имеет право принять Положение без учета требований профсоюза. Однако тот сможет обжаловать Положение или начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, предусмотренном гл. 61 Трудового кодекса.

Ознакомление работников с Положением

Работники должны быть ознакомлены с Положением под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Данный факт может фиксироваться:

  • в тексте трудового договора каждого работника (перечисление локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора);
  • – листе ознакомления с Положением (образец на с. 91);
  • – журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами (образец на с. 91).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами


п/п
Наименование локального нормативного актаДатаПодпись
1Правила внутреннего трудового распорядка 
ООО “Черный лес”

Источник: https://hr-portal.ru/article/organizaciya-raboty-s-personalnymi-dannymi

Дом права
Добавить комментарий