Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2019 году
> бухучет > Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2019 году
В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71?
Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в этой статье.
В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.
Учет на 71 счете
Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.
Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь.
Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем.
На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.
Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:
- если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
- если работником полностью погашены предыдущие авансы.
Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.
По истечению срока, на который выдана сумма, работник должен в течение трех дней отчитаться за потраченные деньги и обязан предоставить авансовый отчет по форме АО-1, в котором указать, на что потрачены деньги и в каком количестве. Скачать образец авансового отчета можно здесь. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие потраченные суммы .
Если у подотчетного лица остались деньги, то есть он потратил меньше, чем ему было выдано, то неистраченная часть аванса сдается в кассу на основании приходного кассового ордера, при этом оформляется проводка Д50 К71.
Если подотчетному лицу выданных средств не хватило, и он потратил дополнительно еще свои деньги, то сумма, потраченная сверх выданного аванса (перерасход), работнику возмещается, то есть выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера, проводка имеет вид Д71 К50.
Списание подотчетных сумм
Получив от подотчетнго лица авансовый отчет, бухгалтерия списывает с него израсходованные и подтвержденные суммы подотчета. Списание с подотчетного лица суммы аванса отражается по кредиту счета 71. В зависимости от того, на что потрачены деньги, 71 счет бухгалтерского учета корреспондирует с соответствующими счетами бухгалтерского учета.
Если подотчетным лицом были приобретены хозяйственные или канцелярские товары, то есть деньги были потрачены на приобретение материальных ценностей, то расходы списываются на счет учета материалов, например, на счет 10 «Материалы» проводкой Д10 К71, или на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» проводкой Д15 К71.
Если на подотчетные деньги приобретены товары, то расходы списываются проводкой Д41 К71.
Если аванс подотчетным лицом был истрачен на командировочные расходы, то для производственного предприятия эти расходы включаются в себестоимость продукции проводкой Д20 (23) К71; для торговых – в расходы на продажу проводкой Д44 К71. Подробнее об учете командировочных расходов читайте в этой статье.
https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk
Если в установленный срок деньги подотчетным лицом не возвращены, или же он не отчитался за потраченные средства, то подотчетные суммы списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71.
Если в дальнейшем деньги так и не возвращены, то сумма аванса может быть удержана из заработной платы работника проводкой Д70 К94.
Эта проводка может быть выполнена в том случае, если есть возможность сразу удержать всю сумму аванса из зарплаты.
Если же такой возможности нет, то она сначала списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73 К94, после чего частями ежемесячно удерживаются из зарплаты Д70 К73.
Бухгалтерские проводки по 71 счету:
Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Источник: http://buhland.ru/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami-schet-71/
Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами
Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм.
На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы.
Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.
Счет 71 в бухгалтерском учете
Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.
- По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
- По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.
Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.
Порядок выдачи в подотчет
Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.
Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:
При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:
- Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
- Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.
Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:
Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).
Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.
Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.
Авансовый отчет
Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.
На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.
Примеры типовых проводок по счету 71
| № п/п | хоз. операции | Дебет | Кредит | Документы-основания |
| 1 | Выплата наличных денежных средств в подотчет | 71 | 50 | Отчет кассира, расходный ордер |
| 2 | Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку | 71 | 51 | Выписка банка, платежное поручение |
| 3 | Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку | 71 | 55 | Выписка со специальных счетов |
| 5 | Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств | 08 | 71 | Акт о приемке работ и услуг |
| 6 | Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом | 10 | 71 | Накладные, документы о перевозке, акт о приеме |
| 7 | Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды | 20/26/44 | 71 | Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке |
| 9 | Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом | 41 | 71 | Авансовый отчет и накладные |
| 11 | Возврат в кассу неистраченных средств | 50 | 71 | Отчет кассира, приходный ордер |
| 12 | Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица | 73 | 71 | Авансовый отчет |
Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.
Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки
Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб.
На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И.
на банковскую карту.
В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:
| Дт | Кт | Описание | Сумма, руб. | Документ — основание |
| 71 | 51 | На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды | 2 500 | Платежное поручение |
| 10 | 71 | Поступили канцтовары, приобретенные Ивановым И.И. по чеку без НДС | 2 840 | Авансовый отчет, товарный чек |
| 71 | 51 | На банковскую карточку Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода | 340 | Платежное поручение |
Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки
Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.
Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:
| Дт | Кт | Описание | Сумма, руб. | Документ-основание |
| 26/44 | 60 | Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.) | 6 102 | Акт выполненных работ |
| 19 | 60 | Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг | 1 098 | Акт выполненных работ |
| 68/2 НДС | 19 | Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету | 1 098 | Акт выполненных работ, счет-фактура |
| 71 | 50/1 | Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет | 7 500 | Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица |
| 60 | 71 | В учете отражена оплата услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка» | 7 200 | Авансовый отчет, акт выполненных работ |
| 50/1 | 71 | Остаток непотраченных средств возвращен в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б. | 300 | Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ |
Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.
При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:
- Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
- Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.
Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:
| Дт | Кт | операции | Сумма, руб. | Документ-основание |
| 71 | 50 | Выданы средства в подотчет Василькову И.И. из кассы | 20 000 | Расходный кассовый ордер |
| 20 | 71 | Списаны расходы на билеты без НДС | 6 780 | Авансовый отчет, ж/д билет |
| 19 | 71 | Выделен НДС по расходам на билеты | 1 220 | Ж/д билет |
| 68.НДС | 19 | НДС направлен к вычету | 1 220 | Запись в книге покупок |
| 20/44 | 71 | Списаны расходы на проживание (гостиницу) без НДС | 4 237 | Бланк строгой отчетности, кассовый чек гостиницы |
| 19 | 71 | Выделен НДС по расходам на гостиницу | 763 | |
| 68.НДС | 19 | НДС направлен к вычету | 763 | Запись в книге покупок |
| 20/44 | 71 | Списаны суточные | 6 000 | Авансовый отчет |
| 50 | 71 | Работником возвращены непотраченные средства в кассу | 1 000 | Приходный кассовый ордер |
Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskiy-plan-schetov/schet-71-v-buhgalterskom-uchete-harakteristika-i-provodki-s-primerami.html
arbitrnw.ru
В постановлении Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 № 17718/07 суд, основываясь на норме пункта 7 статьи 168 НК РФ, пришел к выводу, что отказ в получении налогового вычета НДС на основании кассового чека является неправомерным.
Такая позиция была основана на том, что оплата товара производилась наличными денежными средствами, включая сумму НДС, подтверждена кассовыми чеками, а товар использовался для осуществления предпринимательской деятельности, то есть для операций, признаваемых объектом обложения НДС. Этот вывод согласуется с позицией, изложенной Конституционным судом РФ в определении от 02.
10.2003 № 384-О, разъясняющей, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику вычетов по НДС.
Право на вычеты может подтверждаться и другими документами, свидетельствующими об уплате налога.
В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.
Оплачены расходы за счет подотчетных сумм связанные с реализацией проводка
— — Издавать приказ с перечнем подотчетных лиц больше не нужно.
Заявление, например, можно выглядеть так: Выдать А.Н.
Иванову 2 000 рублей сроком для отчета не позднее трех рабочих дней 11 января 2013 год Генеральный директор Петров Генеральному директору ЗАО «Актив» С.С. Петрову от менеджера отдела снабжения А.Н.
Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 рублей. по одному договору с одной фирмой или предпринимателем).
Это установлено указанием Центрального банка РФ от 20 июня 2007 года N 1843-У.
Систематизация бухгалтерии
07.08.2019 В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдаче им средств на представительские цели, для покупки товаров у других юридических и физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
Расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе и филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.
При выдаче денежных средств организация обязана: 1.Определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается; Получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства; 3.
Выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам; Запретить передачу подотчетных денежных сумм от одного работника другому; 5.
Определить перечень лиц, которые могут заменить кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.
Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.
На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете
— Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д.
Нюансов учета подотчетных денег множество. Подотчетные лица — работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.
Список , а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
N п/п операции Дебет Кредит 1 Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы 71 50 2 Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета 71 51 3 Выданы под отчет денежные средства с валютного счета 71 52 4 Выданы под отчет денежные средства со специального счета в банке 71 55 5 Подотчетные лица получили средства от других организаций 71 76 6 Отражена задолженность
Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами
11 апреля 2011 11 апреля 2011 В компаниях, где много подотчетных лиц, бухгалтеры неминуемо сталкиваются с различными неординарными ситуациями.
К сожалению, в нормативных документах оговорены далеко не все нюансы, и зачастую нелегко понять, как действовать в том или ином случае.
В настоящей статье рассмотрены сложные ситуации и возможные пути их разрешения.
Ситуация первая: компания перечисляет подотчетные средства на пластиковые карты работников Запрета на подобные действия в законодательстве нет, и ответственность не предусмотрена. Применить статью 15.
1 КоАП РФ, где говорится о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, здесь нельзя.
Дело в том, что перечень таких нарушений ограничен, и в него входят лишь расчеты наличными сверх
Правила использования подотчетных средств
Подборки из журналов бухгалтеру Подробности Категория: Подборки из журналов бухгалтеру : 03.08.2015 00:00 Источник: журнал «Главбух» Рассмотрим правила использования подотчетных средств. Итак. Чтобы при приобретении товаров или услуг сотрудник мог действовать от имени организации, выдайте ему доверенность.
Законодательство не содержит такого требования. Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
> > > Налог-налог 06 октября 2019 необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов.
Источник: https://arbitrnw.ru/priobreteny-za-schet-podotchetnyh-summ-86174/
Оплачены расходы за счет подотчетных сумм связанные с реализацией проводка
Погашение займа работником 73-2 94 Признание за работником задолженности по недостачам и хищениям денежных и товарно-материальныхценностей Операции по субсчету 73-2«Расчеты по возмещению материального ущерба» Проводка Операции Дт Кт 70, 50, 51 73-2 Погашение задолженности работников по недостачам и хищениям 84 73-2 Списана задолженность по недостачам ввиду необоснованности иска 91 73-2 Списана задолженность по недостачам ввиду неплатежеспособности виновного лица Ставки налога на доходы физических лиц Доходы, в отношении которых установлена ставка Ставка налога Любые доходы, за исключением нижеперечисленных 13 % Выигрыши и призы, получаемые в мероприятиях, 35 % проводимых в целях рекламы товаров, работ, услуг, в части превышения установленных НК размеров Процентные доходы по вкладам в банках в части пре- 35 % вышения установленных НК размеров.
Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха); Д — т 26 «Общехозяйственные расходы» К — т 71 — на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.); Д — т 28 «Брак в производстве» К — т 71 — на сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания; Д — т 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» К — т 71 — на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником.
Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами
Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:Дебет 71 Кредит 50- 1500 руб.
— выданы денежные средства под отчет;
Дебет 10 Кредит 71- 1350 руб. — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;Дебет 50 Кредит 71- 150 руб. — сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.
Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:Дебет 94 Кредит 71- отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.Данную сумму можно удержать из заработной платы. Пример.
Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок.
Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб.
/ проводки
Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными денежными средствами расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения); Д — т 68 «Расчеты по налогам и сборам» К — т 71 — на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам. Чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины; Д — т 70 К — т 71 — такая проводка оформляется в случае, если выплата заработной платы структурным подразделениям организации осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков).
Как отразить в учете расходы на хозяйственные нужды
Списание остаточной стоимости переданного в лизинг имущества отражается записью по кредиту счета 03 «Доходные вложения в материальные ценности» и дебету счета … (*ответ*) 91 «Прочие доходы и расходы» 99 «Прибыли и убытки» 83 «добавочный капитал» 84 «Нераспределенная прибыль :непокрытый убыток»Списание отклонений фактической себестоимости от учетной оценки на израсходованные в производстве материалы отражается в учете записью … (*ответ*) Д-т сч. 20 «Основное производство» — К-т сч. 16″отклонение в стоимости материальных ценностей» Д-т сч. 25 «Общепроизводственные расходы» – К-т сч. 10 «Материалы» Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы» — К-т сч. 16 «отклонение в стоимости материальных ценностей»Списание первоначальной стоимости выбывшего из эксплуатации объекта нематериальных активов в результате износа осуществляется за счет …
Расчеты с подотчетными лицами
Расходы на хозяйственные нужды Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Как оформить выдачу средств на хозяйственные нужды Выдавая деньги под отчет, помните, что нельзя выдавать подотчетные средства работнику, который не отчитался по ранее выданным суммам (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операции, утв. Банком России от 12 октября 2011 г. N 373-П).
Обратите внимание: с 1 января 2012 года действует новый порядок выдачи подотчетных сумм. Теперь для того, чтобы получить подотчетные средства, работник каждый раз должен писать заявление. Руководитель компании на этом заявлении должен написать суммы, сроки выдачи подотчетных средств и поставить свою подпись и дату.
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком.
Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту. В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи: Дт Кт Описание Сумма Документ 71 51 На банковский счет Петренко С.П.
зачислены средства на хознужды 2500 руб.
Платежное поручение 10 71 Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.) 2407 руб. Авансовый отчет, товарный чек 19 71 Отражена сумма НДС 433 руб. Авансовый отчет, товарный чек 91.02.1 19 НДС отражен в составе расходов 433 руб.
Авансовый отчет, товарный чек 71 51 На банковский счет Петренко С.П. зачислена сумма перерасхода средств 340 руб.
НДС Бухгалтерские проводки при покупке активов, относящихся к оборотным средствам с оплатой их через подотчетных лиц 1 07, 10, 41, 15 71 Отражена (начислена) покупная стоимость товарно-материальных ценностей, включая НДС 2 07, 10, 41, 15 71 Отражены (начислены) транспортно-заготовительные расходы, включая НДС, если они включены в фактическую стоимость приобретения товарно-материальных ценностей Бухгалтерские проводки при покупке денежных документов (с НДС) с оплатой их через подотчетных лиц 1 50-3 71 Отражено поступление денежных документов в кассу организации от подотчетных лиц в сумме фактических затрат на их приобретение (с НДС) Бухгалтерские проводки при приобретении ценных бумаг с оплатой их полной стоимости за наличный расчет 1 58 71 Начислена фактическая первоначальная стоимость ценных бумаг, принятых на баланс организации.
Внимание
Если расходы подотчетного лица связаны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отразите проводкой: Дебет 20 (23, 29) Кредит 71 — списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.
Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с управленческой деятельностью, то сделайте проводку: Дебет 25 (26) Кредит 71 — оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.
Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с продажей готовой продукции или товаров, сделайте запись: Дебет 44 Кредит 71 — затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.
Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику). Если произведенные расходы носят производственный характер, то затраты отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов учета затрат или ценностей, купленных подотчетным лицом. При покупке подотчетными лицами того или иного имущества сделайте проводку: Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71 — оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом. При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.
Источник: https://24-advokat.ru/oplacheny-rashody-za-schet-podotchetnyh-summ-svyazannye-s-realizatsiej-provodka/
Выдано под отчет: проводки, практические примеры, пояснения бухгалтера – Бизнес Идея
Бухгалтерские проводки по передаче денег работникам (выдано под отчет) в учете осуществляется в рамках кассовой дисциплины:
- для расчетов используется 71 счет;
- выдача под отчет по умолчанию происходит из кассы по счету 50;
- все первичные документы в оригиналах прилагаются к авансовому отчету;
- список статей расходов регламентируется внутренней документацией.
На предприятиях периодически возникают ситуации, когда нет времени или возможности ожидать оплаты счетов. При такой нужде используется комплекс проводок «выдано под отчет».
Когда нужны расходы под отчет?
Как правило, это небольшие, но срочные расходы:
- командировки;
- аварийные ситуации, требующие мелкого ремонта;
- замена запчастей, внезапно вышедших из строя;
- хозяйственные и канцелярские нужды;
- услуги нотариуса;
- покупка бензина на АЗС.
Список расходных статей в любом случае должен быть утвержден. Помимо расходов, на которые можно тратить денежные средства, предприятию надо определиться с рядом обстоятельств:
- Назначить подотчетных лиц.
- Указать срок отчетности.
- Установить лимит суммы, которая единовременно может находиться у одного лица.
Установление правил
Установление лимитов и сроков не является обязательным обстоятельством, так как законодатель нигде этого не оговаривает. Тем не менее, многие компании оговаривают все условия, и их надо соблюдать.
В любом случае должны действовать правила работы с наличностью, утвержденные Центральным банком РФ, то есть расчеты с юридическими лицами не могут превышать 100 000 рублей.
Для назначения подотчетных лиц нужно издать специальный приказ, с которым каждый поименованный сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись.
Зачастую предприятия разрабатывают также собственный формат заявления о выдаче под отчет. Заявление должно содержать следующие реквизиты:
- должность и расшифровка подотчетного лица;
- место для согласования руководством;
- цель выдачи и сумма;
- дата и подпись.
Деньги под отчет выдаются только после согласования такого заявления руководством, которое признает обоснованность расходов. Для расчетов используется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами». При этом бухгалтер оперирует проводками по выдаче под отчет в зависимости от выбранного способа:
Примечание от автора! Отличие собственной карты от корпоративной заключается в том, что последняя привязана к банковскому счету юридического лица. Поэтому все движения по ней отражаются в выписках банка.
В учетной политике организации надо прописать возможность наличных и безналичных расчетов, если в этом есть необходимость. В противном случае по умолчанию выдача под отчет применяется только для наличных денежных средств.
Первичные документы и проводки при выдаче под отчет
Получив финансы на руки, подотчетное лицо должно использовать их по назначению согласно цели, указанной в заявлении. Не допускается тратить деньги предприятия на собственные нужды. Чтобы проконтролировать целевое расходование, компания обязывает подотчетных лиц представить подтверждающие первичные документы в оригиналах:
- товарные и кассовые чеки;
- платежные поручения;
- накладные и счета-фактуры;
- акты оказанных услуг и выполненных работ;
- договора и сметные расчеты;
- проездные билеты и почтовые квитанции;
- прочая документация.
71 счет закрывается в зависимости от выполненных работ или купленных товаров:
- Дт 10 «Материалы» (44 «Расходы на продажу») Кт 71 – куплены запчасти, канцтовары, хозяйственные и другие товары;
- Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 – оплачены услуги связи, отправка писем и посылок, командировочные и транспортные расходы и так далее;
- Дт 23 «Вспомогательные производства» Кт 71 – деньги истрачены на производственные нужды (совершен мелкий ремонт);
- Дт 07 (08) Кт 71 – совершена покупка оборудования или других объектов капитальных вложений.
Вся первичная документация должна быть приложена к заполненному авансовому отчету по форме АО-1.
Примечание от автора! По новым правилам фирма может разработать собственные отчетные формы, если ее не устраивают унифицированные бланки.
Практический пример: выдано под отчет при командировочных расходах
Например, ООО «Ветер севера» отправило своего менеджера в командировку в Москву для участия в конференции на три рабочих дня со вторника по пятницу. Сотрудник решил вылететь в Москву самолетом в понедельник вечером, а вернуться обратно в пятницу вечером. Кроме того, был забронирован номер в гостинице стоимостью 2 700 руб. в сутки.
Кассир рассчитал расходы для выдачи под отчет авансом для оплаты проезда и проживания:
- билеты на самолет туда и обратно – 12 000 рублей;
- страховой сбор – 1 000 рублей;
- проживание в гостинице с вечера понедельника до утра пятницы – 4 суток * 2 700 = 10 800 рублей;
суточные, согласно установленным нормам, 4 суток * 700 = 2 800 рублей (время в пути считается временем нахождения в командировке, согласно Положения об особенностях направления работников в служебные командировки № 749 от 13.10.2008).
Таким образом, аванс составил:
- 12 000 + 1 000 + 10 800 + 2 800 = 26 600 рублей;
- Дт 71 Кт 50 – 26 600 рублей выдано под отчет на оплату командировочных расходов.
По возвращении из командировки менеджер в течение трех дней отчитался по выданным средствам. В результате сотрудник предъявил дополнительные расходы на проезд в сумме 3 330 рублей:
- от аэропорта к гостинице и обратно – 1 000 рублей;
- из дома в аэропорт и обратно – 2 000 рублей;
- проезд в метро из гостиницы к месту назначения и обратно в течение 3 дней – 330 рублей.
Менеджер написал заявление руководителю о компенсации своих транспортных расходов, которое было утверждено. По итогам бухгалтерия общества сделала записи в программе:
- Дт 71 Кт 50 – оплачен перерасход по авансовому отчету на сумму 3 330 руб.;
- Дт 26 (субконто «Командировочные расходы») Кт 71 – 29 930 рублей.
Если деньги не вернулись – как отразить в отчете
Бывает обратная ситуация, когда подотчетное лицо использует полученные денежные средства не полностью. При этом необходимо вернуть их организации:
- Кт 50 (51, 52, 55) Дт 71 – возвращены остатки денег в кассу, на расчетный счет.
Кроме того, возникают неприятные обстоятельства. Подотчетное лицо получило деньги и не отчиталось в установленный срок. При этом бухгалтер должен удержать сумму возникшей задолженности из зарплаты подотчетника:
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»Кт 71 – вычтена невозвращенная сумма.
Примечание от автора! Удерживать из заработной платы можно только по письменному согласию работника.
Кроме того, в глазах закона такие денежные средства считаются займом, и значит, должны облагаться НДФЛ по соответствующей ставке.
Расчеты с подотчетными лицами требуют соблюдения кассовой дисциплины работы с наличностью, так как за нарушения организация будет оштрафована, независимо от того, что промах допустило физическое лицо.
Вопросы и ответы по теме
По материалу пока еще не задан ни один вопрос, у вас есть возможность сделать это первым
Источник:
Счет 71 – проводки по расчетам с подотчетными лицами
Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.
Порядок осуществления подотчетных операций
Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.
Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.
По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.
Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.
Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.
Типовые проводки по 71 счету
С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.
Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:
| Дт | Кт | Описание | Документ |
| 71 | 50 | Выданы средства наличными через кассу | Расходный кассовый ордер |
| 71 | 51 | Перечислены средства на банковскую карту | Платежное поручение |
| 71 | 55 | Выданы средства со специальных банковских счетов | Банковская выписка |
| 71 | 52 | Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую карту | Банковская выписка |
| 71 | 50.3 | Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировку | Расходный кассовый ордер |
В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:
| Дт | Кт | Описание | Документ |
| 50 | 71 | Возврат средств сотрудником наличными через кассу | Приходный кассовый ордер |
| 52 | 71 | Зачисление остатка средств на специальный банковский счет | Банковская выписка |
| 55 | 71 | Зачисление остатка средств в иностранной валюте | Банковская выписка |
Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:
| Дт | Кт | Описание | Документ |
| 20 | 71 | Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства | Авансовый отчет, подтверждающие документы |
| 23 | 71 | Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства | Авансовый отчет, подтверждающие документы |
| 28 | 71 | Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака | Авансовый отчет, подтверждающие документы |
| 29 | 71 | Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства | Авансовый отчет, подтверждающие документы |
На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:
| Дт | Кт | Описание | Документ |
| 44 | 71 | Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица | Авансовый отчет |
Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:
Пример бухгалтерских проводок на 71 счете
В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:
| Дт | Кт | Описание | Сумма | Документ |
| 71 | 51 | На банковский счет Петренко С.П. зачислены средства на хознужды | 2500 руб. | Платежное поручение |
| 10 | 71 | Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.) | 2407 руб. | Авансовый отчет, товарный чек |
| 19 | 71 | Отражена сумма НДС | 433 руб. | Авансовый отчет, товарный чек |
| 91.02.1 | 19 | НДС отражен в составе расходов | 433 руб. | Авансовый отчет, товарный чек |
| 71 | 51 | На банковский счет Петренко С.П. зачислена сумма перерасхода средств | 340 руб. | Платежное поручение |
Источник: https://tlc80.ru/uchet/vydano-pod-otchet-provodki-prakticheskie-primery-poyasneniya-buhgaltera.html
