Приказ о хранении и выдаче оригиналов документов в организации образец

Содержание

Приказ о хранении документации образец
Приказ о хранении документов
Приказ о хранении документов | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Образец приказ о хранении документов в организации
Приказ о хранении и выдаче оригиналов документов в организации образец

Приказ о хранении документации образец

Бесплатная юридическая консультация:

Каждая компания ведет свой документооборот. Часть бумаг имеет низкое значение, но другая часть документов отличается принципиальной важностью.

Особенно касается это бумаг, связанных с безопасностью производства. Эти документы требуется правильно хранить. Порядок хранения задается распоряжением руководителя.

Что входит в перечень технической документации электрохозяйства?

Основные виды техдокументов в сфере электрохозяйства:

Распоряжение о назначении сотрудника, ответственного за электрохозяйство.
Распоряжение о создании комиссии по проверке знаний по электробезопасности.
Программа обучения электротехнических специалистов.
Распоряжение о порядке предоставления доступа к электроустановке.
Журнал учета деятельности по нарядам.
Генплан с электрическими коммуникациями.
Техпаспорт на оборудование.
Эксплуатационные и должностные инструкции.
План реконструкций и обслуживания электроустановок.
Перечень сотрудников, которые могут выдавать снаряд.
Перечень сотрудников, которые могут осматривать электроустановки.
Журнал проверки изделий для защиты.

Часть этих документов непосредственно связана с обеспечением безопасности. Поэтому к хранению особо ценных бумаг предъявляются специальные требования.

Для чего нужен приказ о хранении техдокументации?

Необходимость в создании распоряжения обусловлена следующими его функциями:

Бесплатная юридическая консультация:

Обеспечение хранения на протяжении всего срока, в течение которого документы должны находиться в целостности.
Обеспечение пригодности документации для неоднократного снятия с нее копий.
Отслеживание комплектности бумаг, правильности их заполнения.
Регистрация документов, присвоение им инвентарных номеров.
Обеспечение быстрого поиска нужного документа, простого доступа к нему.

Приказ задает определенный алгоритм действий сотрудников, что исключает путаницу и помогает систематизировать документооборот.

Образец приказа

О порядке хранения техдокументации

В целях выполнения норм пункта 1.8.1 «Правил эксплуатации электроустановок»

1. Обеспечить доступ представителей электротехнической службы к техдокументации. 2. Хранить документы на электроустановки на протяжении всего периода их эксплуатации. 3. Бумаги, которые не задействованы техническим персоналом, отправлять в архив. 4.

Документы подготавливать к снятию копий. На них не должно быть протертых мест, склеек, разрывов. 5. Документы, принимаемые на хранения, регистрировать. 6. Выдача исполнительной документации осуществлять только на основании распоряжения руководителя. 7.

Контроль над исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель ООО «Квадрат» (подпись) Петров Д.А.

Бесплатная юридическая консультация:

Источник: http://assistentus.ru/forma/prikaz-o-poryadke-hraneniya-tehnicheskoj-dokumentacii-elektrohozyajstva/

г. ____________ «__» _________ 2016г.

«Об организации хранения документов»

С целью упорядочения хранения документов, обеспечения их сохранности, в связи с отсутствием мест для хранения документов в кабинете бухгалтерии,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Определить место хранения документов – кабинет № ___ (номер кабинета согласно техпаспорта) площадью ____ кв.м. административного корпуса (лит. _____).

Главному бухгалтеру _______________ в срок до «___» __________2016 года организовать перемещение документов первичной бухгалтерской отчетности (договора, грузовые таможенные декларации, товарные накладные, спецификации, отчеты комиссионера, путевые листы, акты списания, производственные приказы, материальные отчеты, лимитно-заборные карты, акты ввода в эксплуатацию, акты приема-передачи выполненных работ, маршрутные листы, авансовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости, банковские выписки, и т.п.) за период с _____________ года по ____________ год в определенное выше место их хранения.

Бесплатная юридическая консультация:

3. Ключи от кабинета № ___ хранить главному бухгалтеру _________, запасные ключи от кабинета на посту охраны.

Директор

ООО «______________________»

Источник: http://yurotdel.com.ua/nakaz/obrazets_prikaza_ob_organizatsii_hranenia_dokumentov_predpriatia

Приказ о хранении и выдаче оригиналов документов в организации образец

ГИБДД, отдел автотранспорта городского военкомата; •акты выполненных работ, оказанных услуг, справки о стоимости выполненных работ, первичные учетные документы по движению товарно-материальных ценностей (собственных и давальческих) внутри Общества и между контрагентами, иные документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности; •внутренние отчеты в Обществе при необходимости; •справки в организации, предоставляющие коммунальные услуги; •переписка с налоговыми, пенсионными органами и другими внебюджетными фондами; •другие документы в случаях, предусмотренных нормативно-правовыми актами действующего законодательства РФ и на которых подпись генерального директора (в филиалах – директоров филиалов) или другого лица — с разрешения заместителя генерального директора по экономике и финансам и главного бухгалтера Общества.

Бесплатная юридическая консультация:

Приказ о хранении документов

Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

Кто составляет приказ о хранении документов К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения.

При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Приказ об ответственном хранении документов и печатей

Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации.

Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

Печати и штампы в организации

Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности. Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише.

Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку.

Бесплатная юридическая консультация:

Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см.

в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»). Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. Ы╒юоВаЬwОу╨диЬ≤1┘G▄╚E┘╖≤╔&│P║С╪╜╘n.

ДC÷ЬЧК,╡ЙD╙÷╢╚Пнй2iипl В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия.

Она создается по указанию руководителя организации.

Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности всех документов, составляющих документооборот предприятия, в том числе, кадровых, финансовых и бухгалтерских. Эта обязанность начинает реализовываться после того, когда составляется приказ о хранении документов, устанавливающий порядок и правила их комплектования, учета и организации хранения.

Новые статьи приказа о хранении документов в 2017 году Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

Бесплатная юридическая консультация:

Источник: http://advokat-na-donu.ru/prikaz-o-hranenii-i-vydache-originalov-dokumentov-v-organizatsii-obrazets/

Приказ о назначении ответственного за архив

Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами – вести архив.

Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ).

Источник: http://granitoriginal.ru/prikaz-o-hranenii-dokumentacii-obrazec/

Приказ о хранении документов

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Из статьи вы узнаете:

кто составляет приказ о хранении документов;
когда составляется приказ о хранении документов;
что содержит приказ о хранении документов.

Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя.

Приказ о порядке хранения документации на опо

adminСтатьи Примерная форма приказа руководителя об определении порядка и условий хранения проектной и исполнительной документации системы газораспределения и газопотребления (подготовлено экспертами компании «Гарант») Настоящая форма разработана в соответствии с постановлением Федерального горного и промышленного надзора России от 18 марта 2003 г.

N 9

«Об утверждении Правил безопасности систем газораспределения и газопотребления»

Приказ руководителяоб определении порядка и условий хранения проектной и исполнительной документации системы газораспределения и газопотребления [ число, месяц, год ] В целях реализации положений пункта 5.1.5 Постановления Федерального горного и промышленного надзора России от 18 марта 2003 г. N 9

«Об утверждении Правил безопасности систем газораспределения и газопотребления»

приказываю: 1.

, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства.

Из статьи вы узнаете:

кто составляет приказ о хранении документов;
когда составляется приказ о хранении документов;
что содержит приказ о хранении документов.

должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя.

Организация хранения документов в организации

После прочтения уничтожить?

Как и сколько хранить различную документацию.

Архивные документы — это материальные носители значимой информации с реквизитами, по которым их можно идентифицировать. Документы по личному составу — это архивные документы, которые регулируют трудовые отношения сотрудника и работодателя.

Они могут подтвердить , образование или право на льготы. Поэтому компании обязаны соблюдать сроки и правила хранения документов.

Срок хранения приказов по основной деятельности

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Конечно, часть документов, постоянный срок хранения которых закреплен в номенклатуре дел, включается в архивный фонд организации в полном объеме, например приказы по основной деятельности, протоколы заседания коллегии и документы к ним, годовые бухгалтерские отчеты, бюджетная смета и т.п. Но есть комплексы документов, отнесенные к постоянному хранению, которые требуют дополнительной всесторонней оценки содержания и других характеристик. В этой связи, говоря о практике проведения экспертизы ценности документов, остановимся только на одном ее аспекте — экспертизе поручений.

Эта работа

Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений.

Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов.

Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности.

Новое в хранении документов

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010, новый Перечень).

Источник: https://lawyerms.ru/prikaz-o-hranenii-dokumentov-18204/

Приказ о хранении документов | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Из статьи вы узнаете:

кто составляет приказ о хранении документов;
когда составляется приказ о хранении документов;
что содержит приказ о хранении документов.

Кто составляет приказ о хранении документов

К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон) устанавливается обязанность работодателей обеспечить сохранность документов, используемых во всех сферах деятельности предприятия. Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования.

Как хранить приложения к приказам?

Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в 2016 году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Когда составляется приказ о хранении документов в организации

Если организации государственного или муниципального подчинения по умолчанию являются источниками комплектования документами государственных и муниципальных архивов, то коммерческие структуры могут быть отнесены к таким источникам на основании части 2 ст. 20 Закона, после того, как будет заключен договор с одним из таких архивов. По истечении сроков хранения, часть документов предприятия, на основании специальной экспертизы может быть включена в Архивный фонд РФ.

Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

приказа о хранении документов в 2017 году

Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

Если предприятие организует собственный архив, необходимо будет включить в Положение отдельный раздел, регламентирующий порядок создания и работы экспертной комиссии.

Подобный регламент также может быть установлен отдельным Положением об экспертной комиссии.

В задачи этой комиссии будет входить экспертиза ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности предприятия, и создание номенклатуры дел, в которой будут определены сроки хранения документов в соответствии с действующими Перечнями.

Если такие локальные нормативные акты на предприятии будут разработаны, содержание приказа о хранении документов в 2016 году сведется к утверждению этих регламентов и установлению срока введения в действие. В случае их отсутствия, в тексте приказ о хранении документов в 2016 году должен будет устанавливать, в том числе:

перечень видов документов, подлежащих хранению;
наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
сроки оперативного и архивного хранения документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.

Хранение электронной почты

Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.

Образец приказа о хранении документов

Приказ о хранении документов может быть составлен в произвольной форме. Если упомянутые выше локальные нормативные акты на предприятии не разработаны, разработать порядок хранения документов можно поручить исполнителям, упомянутым в приказе. Это могут быть члены экспертной комиссии. Примерный образец приказа о хранении документов представлен ниже.

Передача документов на хранение в архив организации

ООО «РИТМ»

г. Москва «_17_» октября 2016 г.

О хранении документов

В соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях упорядочивания оперативного и архивного хранения документации, –

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Назначить ответственным за хранение документов ООО «Ритм» делопроизводителя Иванову И.И.

2. Поручить Ивановой И.И. разработать перечень видов документации, подлежащей обязательному хранению.

3. Создать экспертную комиссию в составе: председатель Иванова И.И., члены комиссии секретарь Сидорова С.С., начальник отдела кадров Петров П.П.

4. Экспертной комиссии в срок до 14 ноября 2016 года разработать порядок учета поступающей на хранение документации и порядок передачи документов на архивное хранение, определить сроки оперативного и архивного хранения документов, разработать мероприятия по обеспечению сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в документах.

Директор О.Ю.Маев

С приказом ознакомлены:

Иванова И.И.

Сидорова С.С

Петров П.П.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210667-qqq-16-m9-prikaz-o-hranenii-dokumentov

Образец приказ о хранении документов в организации

в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).

Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. Ы╒юоВаЬwОу╨диЬ≤1┘G▄╚E┘╖≤╔&│P║С╪╜╘n.

в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24). Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия.

Приказ о хранении документов в организации

Если директор предприятия выделил специальное помещение, отведённое под архив, то обязательно следует включить раздел о его работе в Положение о хранении документов, ведь этот документ представляет собой единый источник информации о том, как именно и сколько времени должна храниться та или иная документация внутри компании.

Предприниматель не обязан лично вести работу с деловыми бумагами, для этих целей у него в штате может быть предусмотрен делопроизводитель. Однако, не стоит забывать, что ответственность лежит не только на назначенном лице, но и на самом директоре компании.

Приказ о хранении документов статьи журнал справочник

Размещение архива в адаптированных зданиях и помещениях делается в установленном порядке после проведения их экспертизы.

Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. но в статьи 29 закона 402-фз установлен малый пятилетний срок хранения таких документов.

индивидуальные данные работника — это информация, нужная работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся определенного работника (ст.

Архив, хранящий дела, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством российской федерации регистрируется в соответствующей инспекции пробирного надзора министерства финансов российской федерации.

После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Образец приказа о хранении документов на предприятии

Когда составляется приказ о хранении документов в. Когда будете заполнять на обложке дела реквизит последние даты, учтите последующее. главные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии росархива от 06. конкретно эти два вопроса постарается раскрыть эксперт архивной компании делис архив. сбросьте, пожалуйста, эталоны у кого есть!

Напоминаем еще раз, что в самостоятельно разработанной форме акта должны присутствовать все реквизиты, относимые законом n 129-фз в состав обязательных.

Была проверка с ростехнадзора и выписали предписанее и нужен приказ руководителя эксплуатирующей организации по порядку и условиям хранения проектной и исполнительной документации сеть газопотребления предприятия.

На каждом предприятии служба управления персоналом должна иметь определенные нормативные и организационные документы необходимые для нормального функционирования данной организации локальные нормативные акты, которые в первую очередь требуют проверяющие органы (прокуратура или гострудинспекция).

Рекомендуем прочесть: Номер снилс меняется при смене фамилии

Перечень обязательных приказов по охране труда на предприятии комплект образцов для скачивания

Нормативное регулирование на предприятии в области реализации мер по охране труда является важной составляющей всего комплекса мер по обеспечению безопасности производства.

Приказы также упорядочивают работу ответственных специалистов в данной сфере, позволяют осуществлять мероприятия в комплексе и систематически, а также являются предписаниями для разработки графиков и методических материалов для выполнения различных процедур в зависимости от основания.

Какой срок хранения приказов по основной деятельности

Срок хранения приказов по основной деятельности императивно определен в соответствующих нормативно-правовых актах. При установлении срока законодатель исходил из ценности и значимости подобных документов для жизни общества и государства. Из нашего материала вы узнаете о том, сколько, как и где должны храниться приказы по основной деятельности.

Весь архив хранится на предприятии постоянно. Если предприятие реорганизуется, правопреемники обязаны принять архив на дальнейшее хранение. Если же оно ликвидируется, документы выборочно передаются в архив муниципальной или государственной принадлежности.

Приказ о хранении и выдаче оригиналов документов в организации образец

Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям.

Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях.

Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).

Пример 4 Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях Показать Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.

перечень видов документов, подлежащих хранению;
наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
сроки оперативного и архивного хранения документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.

Хранение электронной почты Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.