Сдача в архив приказов по личному составу

Сдача документов в архив при ликвидации организации

Сдача в архив приказов по личному составу

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок “корона”.

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. 

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу – Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании.

Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., +7 926 604 22 08

Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

5. Акт выполненных работ.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;3.

Свидетельство о ликвидации организации;4. Решение организации о ликвидации;5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.7.

Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);11.

Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).12. Акты о несчастных случаях.13. Штатные расписания.14.

Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.15. Табели и наряды работников вредных профессий;

16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.

Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах».

 Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.

08.2010 № 558).

На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

Источник: https://proektarhiv.ru/sdacha_v_arhiv.html

Сдача в архив приказов по личному составу

Сдача в архив приказов по личному составу

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться).

Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Правил): — приказы (распоряжения) по личному составу; — списки личного состава; — карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи); — личные дела (при отсутствии отдельной описи); — лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); — невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); — акты о несчастных случаях. Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке.
Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября — номер 84. В таком случае располагайте приказы по датам.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Оформление дел Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

  • оформление обложки дел по установленной форме;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;
  • составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
  • подшивку или переплет дела.

На обложке дела указывается:

  • наименование организации;
  • индекс дела по номенклатуре дел организации;
  • заголовок дела;
  • даты дела (датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника);
  • количество листов в деле.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела.

Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

Важно

Причем это характерно не только для мелких организаций, но и для очень крупных, где трудились и трудятся тысячи работников, и документы по личному составу, накапливаемые в течение многих лет, составляют достаточно объемный комплекс.

Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов.

Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы.

Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. То есть здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив 

Внимание

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е.

даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников 4.Формирование в дела договорных документов Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела.

В противном случае договоры формируются в отдельное дело (дела) «Трудовые договоры, соглашения с работниками». Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть.

После увольнения работника трудовые договоры изымаются из дела и включаются в формируемое ежегодно дело «Трудовые договоры уволенных работников».
В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Необходимо соблюдать основные требования:

  • в дело формируются документы одного срока хранения (приказы по основной деятельности и по личному составу не могут составлять одно дело, приказы по личному составу, касающиеся приема и увольнения не могут составлять одно дело с приказами по отпускам и командировкам и т.д.);
  • в дело формируются документы за один год. Исключение составляют документы, которые невозможно разделить по хронологии физически (журнал регистрации документов, рукописная книга приказов, расчетно-платежные ведомости, в которых информация за разные месяцы расположена на оборотной стороне одного листа и т.д.). Наличие таких документов оговаривается в исторической справке и предисловии.

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

  • оформление обложки дел по установленной форме;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;
  • составление внутренней описи документов дела (если необходимо);
  • подшивку или переплет дела.

На обложке дела указывается:

  • наименование организации;
  • индекс дела по номенклатуре дел организации;
  • заголовок дела;
  • даты дела (даты подписания приказов о приеме и увольнении);
  • количество листов в деле.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела. Сформированные дела подлежат оформлению.

  • Все распорядительные бумаги – распоряжения, приказы, постановления.
  • Списки работников.
  • Карточки учета работников.
  • Личные дела.
  • Лицевые счета сотрудников.
  • Наряды и табели.
  • Трудовые договоры и соглашения.
  • Протоколы заседаний.
  • Списки людей, которые уходят на льготную пенсию.
  • Книги учета приема и увольнения сотрудников.
  • Мы привели далеко не весь перечень тех бумаг, которые хранятся в течение 75 лет. Исключениями являются следующие документы:
  1. Акты о производственных несчастных случаях – 45 лет.
  2. Тарификационная ведомость – 25 лет.
  3. Протоколы заседаний комиссии по выплате надбавок за выслугу лет – 15 лет.

В течение установленного времени предприятие должно обеспечить сохранность бумаг в установленном законом порядке.

При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.2.Формирование в дела личных карточки работников Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.

Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов — по алфавиту.

После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.

Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели.

Передача в архив приказов по личному составу

Готовим документы В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов; — в дело формируются документы одного календарного года; — дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Источник: https://advokat-na-donu.ru/sdacha-v-arhiv-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения

Сдача в архив приказов по личному составу

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

   

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов

1.Формирование в дела приказов по личному составу

   При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения
Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.

2000) имеют сроки хранения:- 75 лет ЭПК;- 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания, дежурства, краткосрочные внутрироссийские командировки).

Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет.Соответственно на обложке первого дела в строке «Хранить» будет указан срок 75 лет ЭПК, на обложке второго дела – 5 лет.

Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно.

При регистрации приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК можно присваивать порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры) или «лс» (личный состав), например: приказ №1-к или №5-лс.

Приказам же со сроком хранения 5 лет в этом случае будут присваиваться регистрационные номера с другой буквой, например, об отпуске – «о»: приказ № 1-о.Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т.д.

На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов. Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного (делопроизводственного) года.

При большом количестве издаваемых приказов (при большой численности работников) могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. д.

В дела с приказами по личному составу не помещаются документы – основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. Эти документы должны составлять отдельное дело: «Документы – основания к приказам по личному составу (заявления, докладные, служебные записки, справки и др.)». При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.

2.Формирование в дела личных карточки работников

Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке).

Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов – по алфавиту.После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников».

Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.

Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели. При передаче карточек на хранение в архив они переплетаются.

3.Оформление в дела личных дел

Личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Документы, включаемые в личное дело работника, хранятся в папках.

В текущем делопроизводстве допускается хранить личные дела в папках-скоросшивателях или иным образом, но при передаче на хранение в архив дела переплетаются или подшиваются в специальные обложки для документов длительного хранения, как того требует ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия».

Личное дело оформляется при приеме на работу. Документы в него помещаются в порядке их поступления.

В личное дело включаются:

– анкета (личный листок по учету кадров);- копии документов, подтверждающих квалификацию работника (копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.); – копия страхового пенсионного свидетельства;- трудовой договор;- копия приказа о приеме работника на работу;- опись документов, имеющихся в личном деле.По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение). В нее вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах. При изъятии документов из дела сведения об этом также вносятся во внутреннюю опись.

Внутренняя опись включает сведения обо всех документах дел.

В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.

2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»: предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, т. е. в текущем делопроизводстве.

Личные дела работников подлежат учету, поэтому на корешке и на обложке дела указывается его учетный номер.

При увольнении работника его личное дело закрывается и перемещается в архивную часть службы кадров. Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников

4.Формирование в дела договорных документов

Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела. В противном случае договоры формируются в отдельное дело (дела) «Трудовые договоры, соглашения с работниками».

Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть.
После увольнения работника трудовые договоры изымаются из дела и включаются в формируемое ежегодно дело «Трудовые договоры уволенных работников».

В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

Как организовать хранение документов?

При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).
Различают две стадии хранения документов:
Стадия 1.

Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).
Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).В организациях, не имеющих специального помещения (архива), хранение – и текущее, и архивное – может осуществляться в службе кадров, это не запрещено.

В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы.В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим хранения.

Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.Трудовые книжки работников хранятся в сейфе.

Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей.

Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть.

Черновики, варианты документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются (желательно это делать в шредере – бумагорезательной машине). Компьютеры отключаются от сети.

После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов, только после этого начинается подготовка документов к архивному хранению.

Источник: https://www.bizneshaus.ru/kadry_v_arhiv.html

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Сдача в архив приказов по личному составу

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.

Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований.

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е.

> 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др.

со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
 

 
Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу.

На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен).

Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Евгения Полоса

К записи 168 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/prikazy-po-lichnomu-sostavu-formirovanie-hranenie.html

Приказ о сдаче документов в архив образец – СИЗ, нормы, инструкции

Сдача в архив приказов по личному составу

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец акта приема-передачи документов в архив, порядок действий

Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с первичной документацией. Любая хозяйственная операция подтверждается документально. Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета.

Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно? Эта статья поможет разложить все по полочкам и упорядочить действия сдающей стороны.

Необходимость сдачи документов на хранение

За рабочий год на предприятиях накапливается огромное количество различных документов, по которым завершилось делопроизводство. У каждого первичного документа есть свой срок хранения, например, документы на сотрудников предприятия хранятся 75 лет, некоторая первичная бухгалтерская документация хранятся 5 и более лет, а проектная документация 20 лет.

Когда нужно сдавать документы на хранение:

  • В случае перемещения внутри организации
  • В случае отсутствия места для их хранения
  • При создании на предприятии электронного архива
  • При изменении юридического статуса организации (реорганизация, ликвидация, продажа)

Одной из функций предприятия является сохранность документов в течение указанного срока. Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е. начало хранения накладной, датированной 05 августом 2017 года будет исчисляться с 01.01.2018 года.

Дела группируются по срокам следующим образом:

  • постоянное хранение
  • временное хранение
  • предназначенные к уничтожению

Готовим документы к хранению

Для того, чтоб работники архива приняли ваши документы, их необходимо верно оформить.Ниже представлено несколько правил, которые помогут подготовить дела в соответствии с требованиями.

Документы, предназначенные к передаче, можно группировать по следующим признакам:

  • номенклатура
  • хронология
  • дата
  • географический признак
  • алфавит

Перечень действий, которые необходимо выполнить до сдачи в архив:

  1. Сгруппированные документы сшиваются в твердый переплет.
  2. Листы дела сшиваются и пронумеровываются. Количество листов в деле содержит до 250 листов и не превышает толщину тома в 4 см.
  3. На последнем листе тома указывается заверительная надпись, которая включает количество прошитых листов.
  4. Если подшивка бумаг может нанести вред экземпляру (например, старинная рукопись), такие документы не сшиваются, а передаются в коробках или папках.
  5. Если заголовок дела не отображает содержание, то используют внутреннюю опись.
  6. При сдаче бухгалтерской документации нужно разделить первичную документацию и бланки строгой отчетности. При наличии таких бланков оформляется отдельная опись в присутствии членов комиссии. Данные документы являются материальными ценностями.
  7. Обложки дел формируются с учетом ГОСТ.
  8. Составляется опись. Каждое дело пронумеровывается и вносится в опись. На документацию, связанную с сотрудниками предприятия, формируются отдельные описи.

Документы группируются в дела, имеющие одну тему, с одним сроком хранения. Папки формируются в рамках одного календарного года и складываются с учетом хронологии событий. Приложения к документам прикрепляются вне зависимости от срока утверждения и даты. В случае неверного оформления или выявления несоответствия стандартам, документы возвращаются на доработку.

Что делать после сдачи в архив?

Если вы сдали документы в архив, о них можно забыть, но бывают случаи, когда важные бумаги могут покинуть стены архива.

Если случилась такая ситуация, то выдача производится на основании распоряжения руководства.

При выдаче запрашиваемого документа на его место подшивается лист-заменитель, в котором указана вся информация документа. Если запрашивается дело, то на его место помещают карту-заменитель.

Если документы изымаются по решению суда, то процедура проходит в присутствии представителей организации. В таком случае существует возможность снять копии изымаемой документации с указанием на них даты изъятия. На весь перечень изымаемых документов составляется протокол, который передается под роспись руководителю.

В случае кражи или порчи документов создается комиссия по расследованию, которую назначает руководитель. Если есть необходимость, участие принимают следственные и другие органы надзора. Результаты расследования фиксируется актом, который заверяется руководством, а копия передается в заинтересованные органы.

Формирование акта приема-передачи

Формат акта не унифицирован, но содержит ряд реквизитов, которые необходимо заполнить, это:

  1. Название акта.
  2. Акт нумеруется, проставляется дата и место оформления.
  3. Перечисляются все документы, готовые к передаче в архив. Кроме наименования, перечень содержит количество листов, указывается дата и тип документов (оригинал либо копия).
  4. В акте указываются действующие стороны акта: наименование ЮЛ, ФИО представителей.
  5. Документ заверяется печатью и подписями передающих/принимающих сторон.

Акты оформляются в двух экземплярах, если документы хранятся на предприятии, и в четырех, если документы сдаются в гос. архив.

Законодательством регулируется составление акта в случае, когда передаются бланки строгой отчетности/материальные ценности. В остальных случаях на рассмотрение руководителей и заинтересованных лиц.

Вариантов хранения документов два:

  • Вариант №1. Хранение на территории предприятия. В данном случае, допускается упрощенное оформление дел, которые хранятся до десяти лет. Такие пачки сшивать необязательно, допустимо хранение в скоросшивателях.
  • Вариант №2. Хранение в государственном архиве. Документы группируются в определенном порядке, сшиваются, нумеруются и передаются в гос. архив. Хранение документов в гос. архиве платное, хотя документы, касающиеся работников, гос. архив обязан принять безвозмездно.

Примерный образец акта приема-передачи документов в архив, вы можете посмотреть здесь:

Скачать образец акта приема-передачи [32.50 KB]

Документооборот играет важнейшую роль в жизненном цикле предприятия. Очень часто приходится восстанавливать информацию, хранящуюся в документах прошлых лет.

Архивное дело способно организовать процесс по сохранности, поиску и предоставлению необходимых бумаг в кратчайшие сроки.

А оформление акта даст гарантию передающей стороне, что вся документация находится в надежном месте и ее сохранность обеспечена. Держите документы в порядке!

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-akta-priema-peredachi-dokumentov-v-arhiv.html

Приказ о сдаче документов в архив образец

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.

Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Источник: http://rossiz.ru/prikaz-o-sdache-dokumentov-v-arhiv-obrazets/

Дом права
Добавить комментарий