Специалист по электронному документообороту должностная инструкция

Инструкция специалиста по документообороту

С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.5.5.

С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

»С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:Ведущий специалист по документообороту административного департамента компанииДата: » » 20 г. (Личная подпись)Подписано в печать25.11.2007 Статья: web-мастер. Должностная инструкция web-мастера (‘Кадровик.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Важно Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2007, N 12″Утверждаю»:Управляющий директор/А. Репнин/ (подпись) дата год»Согласовано»:Административный директор /Т.

Алексина/ (подпись) дата годДиректор по персоналу и организационногоразвития /П.

Гаврилов/ (подпись) дата годДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ (ВСПОДО)АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ1.

Общие положения1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.1.2.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Вот именно к этому виду кадровых документов и относится должностная инструкция: оформлять не обязательно, но очень желательно Итак, начать стоит с определения должностной инструкции. Вроде бы все представляют, о чем этот документ, но четкое определение термина знают, скорее всего, единицы.

Внимание Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Иными словами, именно должностная инструкция позволяет разграничить права и обязанности сотрудников, а также установить четкое и понятное взаимодействие между представителями различных должностей.
На сегодняшний день оформление должностных инструкций обязательно только для гражданских служащих (ст.

Менеджер по документообороту обязанности

Общие положения Данный раздел должностной инструкции в первой своей части имеет достаточно стандартный перечень необходимых данных:

• полное наименование должности и структурного подразделения;
• общее назначение должности;
• кому непосредственно подчиняется работник;
• порядок назначения и освобождения от должности;
• перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
• квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.

Особого внимания заслуживает вторая часть, связанная с требованиями к трудовым функциям делопроизводителей.

Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

Менеджер по документообороту обязанности 1.2.

Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией.

Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями. 1.4.7.

Должностная инструкция менеджера по документообороту

Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.2.13.

Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.2.15.
Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.2.16.

Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.2.17.

Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.3.

ПраваВСпоДО имеет право:3.1.

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Общие положения 251.

1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX. 251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту

Источник: https://adler-group.ru/instruktsiya-spetsialista-po-dokumentooborotu/

Должностная инструкция специалиста по электронному докуументообороту | Грани права

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Должностная инструкция специалиста по электронному докуументообороту». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата.
Должностная инструкция офис-менеджера УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Специалист по электронному документообороту должностная инструкция

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. 2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления.

Обеспечивает хранение печатей компании. 2.4.Принимать меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Наименование должности, согласно Перечню муниципальных должностей и должностей муниципальной службы, утвержденному решением городского Совета от 01.01.2001 г.

Специалист по электронному документообороту должностные обязанности

Обеспечивать контроль документооборота организации (бумажного и электронного), своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению.

Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 4.

Ответственность Главный специалист по документообороту и текущему контролю несет ответственность: 4.1.

Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП). 1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

Как правило, в них указываются полномочия работника; устанавливаются критерии оценки работы, формы ответственности за результаты и последствия своей деятельности; прописываются все информационные внутренние и внешние взаимосвязи, необходимые сотруднику для выполнения его работы.

Источник: https://happytours29.ru/finansovye-sovety/3924-dolzhnostnaya-instrukciya-specialista-po-yelektronnomu-dokuumentooborotu.html

Специалист по документообороту, делопроизводитель: обязанности, навыки, должностная инструкция

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Важно

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

• в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
• во время собеседования с претендентом на должность;
• в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

• Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
• Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
• Правила уничтожения документов и ревизии.
• Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
• Технику безопасности.
• Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
• Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
• Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
• Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

• среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
• стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

• ПВТР.
• Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
• Уставом предприятия.
• Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
• Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
• Приказами и распоряжениями администрации компании.

Важно

С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

• Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
• Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
• Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
• Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
• Разрабатывать номенклатуры дел.
• Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
• Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
• Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
• Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
• Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
• Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
• Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
• Передавать с описью документы на хранение в архив.
• Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

• За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
• За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
• За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

• Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
• Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
• Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Источник: https://finach.ru/specialist-po-dokumentooborotu-dolzhnostnye-objazannosti-i-prava/

Инструкция по электронному документообороту: составляем вместе

При взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем и будут всеми соблюдаться при какой-либо совместной деятельности.

Инструкции, протоколы, регламенты – все это призвано внести порядок и ясность при ведении дел в любой организации. К сожалению, есть много противников инструкций.

С подозрением, а иногда и открытым пренебрежением сотрудники многих фирм относятся к инструкциям по делопроизводству.

К счастью, все же встречаются защитники последних – руководители отделов делопроизводства, секретари и т.п. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях нет не только никаких защитников – даже «хозяина» нет.

ИТ-отделу как таковая она не нужна, делопроизводители тоже не могут в одиночку «взвалить» на себя весь груз ответственности за электронный документооборот компании.

Но тем не менее, рано или поздно почти каждая организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком среди документов и файлов на жестких дисках компьютеров, что приходится наводить его в срочном порядке и… писать инструкцию. Кто же должен заниматься составлением подобного документа? Какие разделы обязательно должны быть в инструкции? Попробуем разобраться вместе.

Во-первых, инструкция по электронному документообороту нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет: регламентация хранения и структурирование наименований файлов и папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

Во-вторых, осуществив работу  по созданию такой инструкции сегодня, завтра организации будет проще перейти к полноценному электронному документообороту. А это «завтра» наступит – и гораздо быстрее, чем можно предполагать: ведь СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже начали понимать это.

На заметку!

Соблюдать инструкцию по электронному документообороту намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это экономия времени, которое освободится для других рабочих процессов.

В случае если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее еще более очевидна: нужно объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе.

Разработка инструкции

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.

Несомненно, при подготовке инструкции по электронному документообороту должна использоваться инструкция по делопроизводству, если она есть в организации. Причем, можно не разрабатывать отдельно инструкцию по электронному документообороту а внести изменения в существующую инструкцию по делопроизводству, добавив туда разделы по работе с электронными документами.

Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, задействованных при работе с электронными документами,  и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение применяется при работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли Интранет-портал организации, есть ли документ-сканеры.

СЛОВАРЬ

Файл-сервер — это выделенный сервер, оптимизированный для выполнения файловых операций ввода-вывода. Предназначен для хранения файлов любого типа. Как правило, обладает большим объемом дискового пространства.

Документ-сканеры – предназначены для быстрого сканирования большого количества входящих бумажных носителей, для работы в составе СЭД и построения электронных архивов. Документ-сканеры отличаются крайне высоким быстродействием, устойчивостью к постоянным нагрузкам, наличием интегрированных систем оптимизации процессов оцифровки.

При сборе материала для будущей инструкции требуется учесть следующее:

• виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений. Возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;
• полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);
• порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.

Структура инструкции

Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документами, имеющейся СЭД и возложенных на нее функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:

1. Общие положения.

2. Термины и определения.  

3.  Нормативные ссылки.

4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД.

5.  Использование электронной подписи (ЭП).

6.  Правила работы с папками и документами.

7.  Классификация документов.

8.  Согласование входящих, исходящих и внутренних документов.

9.  Выдача поручений и контроль исполнения документов.

10. Замещение пользователей в СЭД.

Раздел «Общие положения»

В этом разделе следует описать, как используются электронные документы в данной организации и как ведется делопроизводство с помощью СЭД.

Для пользователей также должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД, а все сотрудники организации должны быть в курсе, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции.

Например:

Целью настоящей  Инструкции является регламентация основ применения в ОАО «Вымпел» (далее – Организация) документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота (СЭД).

Настоящая инструкция содержит общие принципы осуществления электронного документооборота, а также требования к оформлению и содержанию электронных документов, основные особенности порядка их обработки, исполнения и хранения.

Инструкция регламентирует осуществление электронного документооборота в отношении следующих документов:

• входящая корреспонденция;
• исходящая корреспонденция;
• организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания и т.д.);
• внутренняя переписка организации (служебные записки, докладные записки).

Настоящая инструкция действует во всех подразделениях Организации и доводится под роспись до всех сотрудников Организации, осуществляющих работу с электронными документами.

Раздел «Термины и определения»

В разделе «Термины и определения» необходимо перечислить все термины, их расшифровку и сокращения, которые будут использоваться в инструкции.

Например:

система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая  хранение и обращение электронных документов.

корпоративная СЭД – СЭД, использующаяся внутри одной организации.

Пользователь СЭД – сотрудник организации, использующий средства СЭД в соответствии с данной Инструкцией и инструкциями по работе с конкретными видами документов.

Администратор СЭД – сотрудник организации, обеспечивающий установку, настройку, резервное копирование и другие функции по администрированию СЭД для ее безотказной работы.

Электронный документ – любая текстовая, звуковая, графическая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она была создана. Каждый документ описывается с помощью карточки, аналогичной карточке документа в бумажном архиве.

Регистрационно–контрольная карточка (РКК) – карточка на отдельный бумажный документ, которая содержит всю первичную информацию о нем (корреспондент,  дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки) и о его состоянии (местонахождение, состояние исполнения).

Место регистрации – рабочее место (подразделение), где производится регистрация входящих и исходящих документов. Место регистрации документов может быть одним для нескольких подразделений. На каждом месте регистрации ведутся свои журналы регистрации входящих и исходящих документов.

Раздел «Нормативные ссылки»

В данном разделе нужно указать, на какие нормативно-правовые акты ссылаются положения создаваемой инструкции.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210375-instruktsiya-po-elektronnomu-dokumentooborotu-sostavlyaem-vmeste

Специалист по электронному документообороту должностная инструкция

Повышать профессиональный уровень, проходит обучение, подготовку и переподготовку по инициативе работодателя. 2.17.Соблюдать общие принципы служебного поведения муниципального служащего, запреты и ограничения, связанные с муниципальной службой. 3.

Права Главный специалист по документообороту и текущему контролю вправе: 3.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией. 3.2.

Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 4.

Ответственность Главный специалист по документообороту и текущему контролю несет ответственность: 4.1.

Главный специалист по документообороту и текущему контролю должен знать: — правовое обеспечение государственной и муниципальной службы; — архивное дело; — структуру и руководящий состав МР «Хангаласский улус»; — единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в муниципальный архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — организационную культуру и служебную этику. 2.Должностные обязанности Главный специалист по документообороту и текущему контролю обязан: 2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов распоряжений и постановлений главы улуса. 2.2.

Художник {акварель, пастель, масло​}

Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. 2.3.

Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании. 2.4.

Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата.

Важно

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. 2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО).