В каком углу правильно ставить исходящий номер

В каком углу ставится исходящий номер в документе

В каком углу правильно ставить исходящий номер

Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер. 9 Если вы – делопроизводитель Примите исходящее письмо у составителя.

Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя. Обратите внимание на наличие приложений к письму. 10 Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных. Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет.

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

А вот с телефонограммами сложнее.

Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

• печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
• копии информационных документов и рекламные материалы,
• поздравительные письма,
• приглашения,
• прейскуранты,
• добавьте что-то еще (если требуется).

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Шариков Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации [5] .

Поиск

ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку.

Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).

Правила постановки исходящего номера

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Популярное:

Сохранение конверта не обязательно за исключением:

• Отсутствие обратного адреса в документе или его нечитабельность,
• Дата почтового штемпеля необходима для фиксации даты получения документа,
• Отсутствует дата в документе или не соответствует конечный срок исполнения с датой получения (документ просрочен).

При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение.

При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.

• Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения.

Как документы поступают в организацию

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем.

Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте.

Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Бесплатная консультация юриста

Пироговой

Пирогова

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.
Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

— наименование организации;

— очередной порядковый номер;

— дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

┌──────────────────────────────────────┐

│ ООО «Февраль» │

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

└──────────────────────────────────────┘

Или же с помощью резинового штемпеля:

┌──────────────────────────────────────┐

│ ООО «Февраль» │

│ «__» ___________________ 20__ г. │

│ Вх.

Однако на практике чаще всего используется таблица со следующими графами:- дата;- номер исходящего документа;- адресат;- краткое содержание (заголовок);- составитель документа;- примечание.

Регистрация входящих документов

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге.

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

N п/п

N и дата исходящего документа

Кому адресован документ

Краткое содержание

Кем подписан

Отметка об исполнении

N дела, куда подшит документ

…

…

…

…

…

…

…

12

N 01-16ю от 23.01.2012

Директору ООО «Плюс» г.

Источник: http://2-for-u.com/v-kakom-uglu-stavitsya-ishodyashhij-nomer-v-dokumente/

В каком углу правильно ставить исходящий номер

Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер. 9 Если вы – делопроизводитель Примите исходящее письмо у составителя.

Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя. Обратите внимание на наличие приложений к письму. 10 Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных. Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет.

Однако на практике чаще всего используется таблица со следующими графами:- дата;- номер исходящего документа;- адресат;- краткое содержание (заголовок);- составитель документа;- примечание.

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге.

Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Polina [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва #10[34456] 12 февраля 2009, 11:06 В налоговой тоже так делают)))) Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Лялюша [e-mail скрыт] Российская Федерация, Тверь #11[34463] 12 февраля 2009, 11:28 А для чего это они делают? А если штамп всрередине документа стоит? Куска внутри нету? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

«Это невозможно!» — сказала Причина.»Это безрассудство!» — сказал Опыт.»Это бесполезно!» — отрезала Гордость…»Попробуй…» — шепнула Мечта. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Как правильно регистрировать входящие и исходящие документы – Юридический справочник

Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть.

Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Регистрационный номер проставляется в поле «Отметка о поступлении документа в организацию». Текст отметки о поступлении состоит из краткого названия предприятия-адресата, самого регистрационного номера и даты регистрации.

Поскольку поле, выделенное для реквизита, не очень велико, текст отметки, как правило, размещают на нескольких строках, например: ООО «Альфа» вх.

Регистрация документов

Внимание Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года. После этого документы подшиваются в дело и предаются на хранение в архив.

Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству.

Образец такого штампа представлен ниже.

Порядок регистрации исходящих документов

Важно К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся: § письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения; § все рекламные письма; § поздравительные письма и телеграммы; § приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; § печатные издания (книги, брошюры, журналы); § пакеты с пометой «лично»; § копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; § информационные материалы и т.д.. Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Существуют три формы регистрации документов: § журнальная; § карточная; § автоматизированная.

Виды входящих документов

Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица.

Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. Регистрация входящих документов осуществляется с целью их учета и контроля исполнения.

Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения.

Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:

• письма, в том числе, заказные;
• бандероли;
• пакеты;
• газеты и журналы;
• рекламные издания.

Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать. Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения и пригласительные билеты;
• рекламные и подписные издания, каталоги;
• материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
• документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
• сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю

Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ.

Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.

Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе.

Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой.

В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.

Обратите внимание: Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату.

Регистрация входящих документов: чья это обязанность

Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм:

При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов. Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии. Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик.

Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности.

Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом.

Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210930-qqq-17-m5-registratsiya-vhodyashchih-dokumentov

Регистрация входящих документов — Отличный секретарь

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. 

Источник: http://allelets48.ru/kak-pravilno-registrirovat-vhodyaschie-i-ishodyaschie-dokumenty/

Каком углу проставляется исходящий номер

После этого документы подшиваются в дело и предаются на хранение в архив. Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству.

Инфо Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов — специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения. Образец такого штампа представлен ниже.

Важно К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся: § письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения; § все рекламные письма; § поздравительные письма и телеграммы; § приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; § печатные издания (книги, брошюры, журналы)

Как поставить регистрационный номер на письмо

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год».

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Название организации 00.00.0000 № 00 ч 00 мин Как правило, отметку о поступлении документа в организацию,

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения. Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:

1. Кому направлен документ (от кого поступил)
2. Номер(№) документа
3. Дата (ч.м.г.) регистрации
4. Тип регистрируемого документа
5. Описание

На исходящих документах, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата.

На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации, дата и подпись, принявшего документ. Как входящие, так и исходящие документы могут носить информационный характер или определены руководителем для исполнения. Документы, предназначенные для исполнения, ставятся на контроль и регистрируются в журнале контроля, который содержит следующие графы:

Совет муниципальных образований

4.

При вскрытии конверта установить наличие вложенных в него документов и приложений, ошибочно присланные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним в тот же день составляется акт в двух экземплярах: первый экземпляр остается в Совете депутатов, второй направляется отправителю документа; — прикрепить

Как присвоить исходящий номер письма

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

1. копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
2. пакеты с пометой «лично»;
3. приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
4. информационные материалы и т.д.
5. все рекламные письма;
6. поздравительные письма и телеграммы;
7. печатные издания (книги, брошюры, журналы);
8. письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

yurburo61.ru

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно.

Инфо Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст.

В каком углу правильно ставить исходящий номер

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге.

Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Polina [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва #10[34456] 12 февраля 2009, 11:06 В налоговой тоже так делают)))) Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Лялюша [e-mail скрыт] Российская Федерация, Тверь #11[34463] 12 февраля 2009, 11:28 А для чего это они делают?

Источник: https://ekspert-m.ru/kakom-uglu-prostavljaetsja-ishodjaschij-nomer-54798/

Регистрация входящих документов

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. 

Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Процесс регистрации

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная.

Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.

Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов

Скачать Образец заполнения журнала входящих документов

Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы:

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— отправитель;

— заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо);

— приложение (с указанием количества листов и экземпляров);

— получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям);

— исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции);

— ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан);

—   примечание.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1230

Где ставить штамп входящей корреспонденции

Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании. Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота» (СЭД).

В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота.

В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД. Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения. РеквизитыПравила заполнения 1.

Наименование вида документаЗаполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.

д.) 2.

Где на документе ставится штамп входящей корреспонденции?

Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет.В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Российская Федерация, Тверь Написал 74 сообщения Репутация: 12 февраля 2009, 15:19 Linas, я думаю глумиться не нужно. Я спросила. Всего лишь.

Извините, значит я тупая.

Не дошло.Впредь буду благоразумней

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления. «Это невозможно!» — сказала Причина. «Это безрассудство!» — сказал Опыт.

«Это бесполезно!» — отрезала Гордость.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

1. помогает контролировать работу подчиненных;
2. облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
3. повышает продуктивность работы.
4. сокращает сроки исполнения поручений руководства;

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Инфо Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов). Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

1. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Источник: http://econsalting.ru/gde-stavit-shtamp-vhodjaschej-korrespondencii-62471/